EMIS Electrics GmbH: Konsolidierung Microsoft Server Betriebssysteme

Allgemeine Projektbeschreibung

Die EMIS Electrics GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Kraftwerke, Tagebaue und Netze, Industrie und Verkehrstechnik. Ein Team von derzeit 410 Mitarbeitern an 7 Standorten in Deutschland entwickelt innovative Servicelösungen für die Marktsegmente Kraftwerke, Tagebau und Netze sowie Industrie und Verkehr. Die Abteilung IT untersteht der kaufmännischen Direktion und nimmt als Infrastrukturbetreuer die Betreuung der zentralen und dezentralen IT-Infrastrukturkomponenten sowie der über 400 Mitarbeiter wahr und ist für die Betriebsbereitschaft der IT-Gesamtfunktionalität der 350 PC-Arbeitsplätze verantwortlich.

Im Rahmen eines langfristigen Projektes, in dem stufenweise die gesamten IT-Komponenten und -Strukturen erneuert werden, wurde ein Teilprojekt notwendig, in dem Folgendes umzusetzen war:

• die Aktualisierung und Konsolidierung der Microsoft Server Betriebssysteme der Microsoft Active Directory Strukturen sowie dafür
• notwendige Anpassungskonfigurationen in den Bestandsstrukturen

Die aktualisierten Microsoft Server Betriebssysteme der Microsoft Active Directory Strukturen sollten konsolidiert und nach den Best Practices hochverfügbar bereitgestellt werden und im laufenden Betrieb einfach, komfortabel und effizient verwaltet werden können.

Für die Beschaffung war geplant, ein Vergabeverfahren per Ausschreibung durchzuführen. Für die Unterstützung bei der Planung, die fachlich-technische und administrative Begleitung des Vergabeverfahrens sowie für Projektüberwachung und Qualitätssicherung entschied sich die EMIS für BAREMOS IT.

Leistungen BAREMOS IT

BAREMOS IT begleitete die EMIS Electrics GmbH bei diesem Teilprojekt fachlich-technisch und administrativ. Im Rahmen einer Vorstudie wurden die Ausgangssituation aufgenommen und bewertet, die technischen Zielanforderungen definiert und ein Grobdesign der technischen Zielkonfiguration für die Clientsysteme, Dienstestrukturen und logischen Funktionalitäten entwickelt. Ergänzend wurden mögliche „sanfte“ Migrationsszenarien betrachtet, die benötigten externen Dienstleistungen sowie Wartungs- und Supportleistungen zusammengestellt, eine Marktanalyse mit Marktüberblick über mögliche Bieter, Hersteller und Systemhäuser erstellt sowie die Beschaffungsanforderungen qualifiziert, katalogisiert und mit Mengenermittlung und Kostenabschätzung unterlegt. Darüber hinaus beriet BAREMOS IT zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen, zur technischen Definition von Eignungs- und Bewertungskriterien sowie zur Bemessung von Fristen und Laufzeiten und erstellte die Projektzeitplanung.

Für die freihändige Vergabe erstellte BAREMOS IT die technische Leistungsbeschreibung mit der Darstellung von Ausgangssituation, Zieldesign, Rahmenbedingungen und Dienstleistungsanforderungen, beriet zu den Verdingungsunterlagen und leistete fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem einschließlich der Bieter-Vorlagen und Formblätter. Das Verfahren wurde administrativ begleitet — von der Zuarbeit bei Bieteranfragen über die Fristüberwachung bis zur Dokumentation und Protokollierung in der Vergabeakte. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet, unter anderem mit Preisspiegel und technischer Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem, bis zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes; für die Vertragsentwürfe leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit und begleitete die Vertragsunterzeichnung administrativ. Während der Umsetzung übernahm BAREMOS IT die Projektbegleitung und -überwachung mit der Überwachung der Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus Planung und Leistungsbeschreibungen, der Dokumentation von Mängeln und Terminverfolgung der Mängelbeseitigung, der Vertragsüberwachung und dem Vertragscontrolling hinsichtlich der Erfüllung vertraglicher Pflichten, dem Aufstellen eines Zahlungsplanes, der sachlichen Rechnungsprüfung, der Terminsteuerung sowie regelmäßigen Berichten zum Projektfortschritt.

Abschlussbetrachtung

Die gewählte Vorgehensweise gewährleistete eine strukturierte Beschaffung und Realisierung eines wichtigen Teilprojektes. Aufgrund der präzise ausgearbeiteten Anforderungen an die Lösung gelang die Integration aller Funktionen und Komponenten in die Umgebung ohne Beeinträchtigung des Betriebes. Alle Phasen des Projektes wurden termin- und kostengerecht abgeschlossen.