EMIS Electrics GmbH: Migration dezentrale IT-Infrastruktur

Nach einer in einem Vorprojekt erfolgten Strukturierung der zu planenden Beschaffungen ging es in diesem Projekt darum, die zentrale Komponenten und Funktionen in den Außenstellen der EMIS durch Neubeschaffung zu vereinheitlichen und damit gesicherte Betriebsbedingungen zu schaffen.

Allgemeine Projektbeschreibung

Die EMIS Electrics GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Kraftwerke, Tagebaue und Netze, Industrie und Verkehrstechnik. Ein Team von derzeit 410 Mitarbeitern an 7 Standorten in Deutschland entwickelt innovative Servicelösungen für die Marktsegmente Kraftwerke, Tagebau und Netze sowie Industrie und Verkehr. Die Abteilung IT untersteht der kaufmännischen Direktion und nimmt als Infrastrukturbetreuer die Betreuung der zentralen und dezentralen IT-Infrastrukturkomponenten sowie der über 400 Mitarbeiter wahr und ist für die Betriebsbereitschaft der IT-Gesamtfunktionalität der 350 PC-Arbeitsplätze verantwortlich.

Folgende Zielanforderungen sollten mit diesem Teilprojekt umgesetzt werden:

Austausch der dezentralen Server-, Netzwerk- und USV-Komponenten
Migration der dezentralen Virtualisierungshosts auf VMware vSphere 5
Einführung einer Web-Security Lösung
Einbindung der dezentralen IT-Strukturen in das zentrale Management- und Backupsystem
Aufbau eines dezentralen Backups für virtuelle Maschinen

BAREMOS IT wurde beauftragt, alle nötigen Leistungen zur Konzeptionierung, zur fachlich-technischen und administrativen Begleitung der Ausschreibung und letztlich zur Projektbegleitung während der Umsetzungsphase zu erbringen.

Leistungen BAREMOS IT

Zum Auftakt erstellte BAREMOS IT eine Vorstudie: Aufbauend auf der teilweise aus dem Vorprojekt übernommenen Aufnahme und Bewertung der Ausgangssituation wurden die technischen Zielanforderungen definiert, Lösungsansatz und Grobdesign der technischen Zielkonfiguration entworfen und mögliche „sanfte“ Migrationsszenarien entwickelt. Die Marktanalyse mit Definition der technischen Mindestanforderungen und einem Marktüberblick zu möglichen Bietern, die Zusammenstellung der benötigten externen Dienstleistungs-, Wartungs- und Supportleistungen, die Qualifikation der Beschaffungsanforderungen mit Katalogisierung und Mengenermittlung, eine Kostenabschätzung, die Beratung zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen sowie die Erstellung der Projektzeitplanung rundeten die Vorstudie ab.

Für die als freihändige Vergabe geführte Beschaffung erstellte BAREMOS IT die technische Leistungsbeschreibung mit der Darstellung von Ausgangssituation, Zieldesign, Rahmenbedingungen, Dienstleistungsanforderungen sowie Liefer- und Leistungspositionen, beriet zu den Verdingungsunterlagen, leistete die fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem einschließlich der Bieter-Vorlagen und begleitete das Verfahren administrativ — vom Versand der Ausschreibungsunterlagen über die Zuarbeit bei Bieteranfragen sowie zu Korrekturen und Nachträgen der Verdingungsunterlagen und die Fristüberwachung bis zur Dokumentation in der Vergabeakte. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet, ein Preisspiegel erstellt, die technische Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem umgesetzt und das wirtschaftlichste Angebot ermittelt; abschließend leistete BAREMOS IT die technische Zuarbeit für die Vertragsunterlagen und begleitete die Vertragsunterzeichnung administrativ.

Während der Umsetzungsphase überwachte BAREMOS IT die Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung und den Leistungsbeschreibungen, stellte die Einhaltung aller formalen Anforderungen sicher, dokumentierte Mängel mit Terminverfolgung der Mängelbeseitigung, übernahm die Vertragsüberwachung und das Vertragscontrolling in fachlich-technischer und terminlicher Hinsicht, stellte einen Zahlungsplan auf, führte die sachliche Rechnungsprüfung und Freigabe sowie die Terminüberwachung und -steuerung durch und dokumentierte den Projektfortschritt mit regelmäßigen Berichten an die Beteiligten.

Abschlussbetrachtung

Die gewählte Vorgehensweise gewährleistete eine strukturierte Beschaffung und Realisierung eines wichtigen Teilprojektes. Aufgrund der präzise ausgearbeiteten Anforderungen an die Lösung gelang die Integration aller Funktionen und Komponenten in die Umgebung ohne Beeinträchtigung des Betriebes. Alle Phasen des Projektes wurden termin- und kostengerecht abgeschlossen.