Erneuerung VMware-Cluster im Franziskus-Krankenhaus Berlin sowie Implementierung Backup und Replikat

Projektbeschreibung

Die St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof GmbH ist Trägerin des St. Joseph Krankenhauses Berlin-Tempelhof (im Folgenden auch SJK bzw. BSJK genannt) und des Franziskus-Krankenhaus Berlin (im Folgenden auch FKH bzw. BFKH genannt) sowie weiterer Häuser an anderen Standorten in Berlin.
Mit jährlich über 80.000 Patientinnen und Patienten und 506 Betten ist das St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof das größte katholische Krankenhaus in Berlin. Zu den medizinischen Schwerpunkten gehören die Kinder- und Jugendmedizin, die Kinderchirurgie, die seelische Gesundheit von jungen Menschen sowie die Geburtshilfe. Im Jahr 2023 kamen hier insgesamt 4.163 Babys zur Welt. 
Das St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof verfügt außerdem über die größte außeruniversitäre Nephrologie Deutschlands. Es ist zudem spezialisiert auf die interdisziplinäre Tumortherapie, die Allgemein- und Viszeralchirurgie, auf die Orthopädie, Wirbelsäulenchirurgie und Alterstraumatologie, aber auch auf die Geriatrie, Gastroenterologie und Infektiologie.
Als akademisches Lehrkrankenhaus der Charité-Universitätsmedizin Berlin bildet das St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof Studierende der Medizin aus. In der Schule für Gesundheitsberufe Berlin absolvieren mehr als 300 junge Menschen verschiedene Ausbildungs- und Studiengänge.
Die zentralen IT-Systeme des Franziskus-Krankenhaus Berlin hatten ihre Leistungs- und Kapazitätsanforderungen überschritten. Trotz zwischenzeitlicher Erweiterungen wurde es notwendig, die bestehenden zentralen IT-Strukturen grundsätzlich zu erneuern und für die Anforderungen der nächsten Jahre neu auszurichten.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, die Gesamtplanung und -Steuerung des Projektes zu übernehmen, wozu neben der technischen Konzeption und der Durchführung der Beschaffungen mittels Vergabeverfahren auch die Überwachung und Steuerung des Projektes zur Umsetzung gehört.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den darin definierten Projektphasen vor.
Es wurden 3 Vergabeeinheiten durchgeführt:

• ITIS2024VE1 VMware-Cluster
• ITIS2024VE2 Backup und Replikation
• ITIS2024VE3 VMware Lizenzen

Modul1: Beschaffungsvorlauf und Bewertung (Entwurfsplanung)

• Projekt Kickoff
  • Festlegung der Projektorganisation und Projektstruktur
  • Darstellung von Ausgangssituation und Projektmotivation
  • Identifikation von Schlüsselpersonen innerhalb der IT-Organisation
  • Abstimmung zum Projektvorgehen innerhalb des Leistungsmoduls
• Technische Workshops
  • Aufnahme der technischen Ausgangssituation 
    • USV-System, Storagesysteme, Serversysteme, Netzwerkstrukturen und -komponenten
    • Backupsysteme 
    • Lizenzverträge (VMware, Veeam, Dell, Microsoft)
  • Definition der technischen Zielanforderungen 
  • Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen 
  • Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration 
  • Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
• Vergabeorientierter Workshop
  • Festlegung Vergabeverfahren / Vergabeart 
  • Grobdesign Bewertungssystem für Vergabeverfahren 
  • Erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien 
  • Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens 
  • Erstellung Projektzeitplanung 
  • Strukturvorgaben Leistungsbeschreibung 
  • Bedarfsermittlung / Beschaffungsanforderung 
  • Erstellung Kostenschätzung (grob)
• Konsolidierung der Ergebnisse
  • Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation

Modul2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)

• Beschreibung der technischen Ausgangssituation
  • allgemeiner Überblick
  • bestehende technische Rahmenbedingungen
• Beschreibung des technischen Zieldesigns
  • allgemeiner Überblick
  • USV-System
  • Storagesysteme 
  • Backupsysteme 
  • Serversysteme
  • Netzwerkstrukturen und -komponenten
  • VMware
• Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
  • Projektstruktur, Zeitplanung
  • Testläufe, Nachweise
  • Abnahmekriterien
• Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
  • Basisimplementierung (USV, Storage, Server, Backupsysteme, Funktionalitäten)
  • Migrations- und Integrationsanforderungen
  • Anforderungen hinsichtlich Schulung und Einweisung
  • Nachweis der Zielfunktionalität, Definition Abnahmekriterien
  • Dokumentationsanforderungen

Modul3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)

• Erstellung Bewertungssystem 
  • Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
  • Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
  • Darstellung des Bewertungssystems für die Vergabeunterlagen
  • Beschreibung der Bewertungskriterien
  • Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
• Erstellung der Preisblätter
  • Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
  • Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
• Vergabespezifische Dokumentenerstellung der Vergabeunterlagen
  • Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
  • Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • Erstellung Angebotsdeckblatt
  • Erstellung eines Vertragsentwurfes 
  • Übernahme der Leistungsbeschreibung / des Lastenheftes (aus Modul2)
  • Konsolidierung der Preisblätter
  • Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen
• Umsetzung des Vergabeverfahrens 
  • Erstellung des Bekanntmachungsformulars
  • Bekanntmachung der Ausschreibung (durch AG)
  • Versand der Vergabeunterlagen (durch AG)
  • Beantwortung der Bieteranfragen
  • ggf. Korrekturen / Nachträge zu den Vergabeunterlagen
  • Fristüberwachung
• Durchführung der Angebotsbewertung 
  • Submission / Angebotsöffnung
  • Durchführung der Formalen Prüfung
  • Durchführung der Eignungsprüfung
  • Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
  • Erstellung eines Preisspiegels
  • technische Prüfung der Bieterangebote
  • Durchführung der technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem
  • elektronische Prüfung der Leistungsbewertung 
• Durchführung und Bewertung von Verhandlungen
  • Vorbereitung der Verhandlungsgespräche 
  • Begleitung der Verhandlungsgespräche
  • Bewertung der Verhandlungsgespräche
• Ermittlung wirtschaftlichstes Angebot
  • Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem
  • Optimierung und Verhandlung der Angebote 
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem nach Verhandlung oder Optimierung
  • Zuschlagsempfehlung, Vermerk und Freigabe durch AG
  • Zuschlagsentscheidung AG und Information an nichtberücksichtigte Bieter
• Vertragsunterzeichnung
  • Erstellung der Vertragsentwürfe und Freigabe nach Prüfung
  • Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung 
• Dokumentation der Vergabe
  • fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte (nach EU-Standard)
  • Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
  • Konsolidierung der Vergabeunterlagen
• Zum Abschluss werden dem Auftraggeber folgende Ergebnisse übergeben:
  • Workshop-, Projektmeeting- und Ergebnisprotokolle
  • Übergabe der konsolidierten Vergabeakte
  • Übergabe der Prüfprotokolle und Vermerke 
  • alle Dokumente in elektronischer Rohfassung 

Modul4: Projektüberwachung / Qualitätssicherung 

• Prüfung der technischen Bereitstellung
  • Vorbereitung, Begleitung und Dokumentation der technischen Prüfverfahren zur Abnahme eines Meilensteines / der Meilensteine
  • Überwachung der Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung, den Leistungsbeschreibungen, den Qualitätsanforderungen sowie den anerkannten Regeln der Technik und den einschlägigen Vorschriften
  •   Sicherstellen der Einhaltung aller formalen Anforderungen
  • Einhaltung und Umsetzung der vom Auftraggeber beigestellten zentralen Vorgaben und Regelwerke
• Mängelmanagement
  • Durchführung von Mängelrügen nach vorgegebenen Musterschreiben
  • Dokumentation des Status der Mängelbeseitigung
• Vertragsmanagement
  • BAREMOS IT wird den Auftraggeber - in den Grenzen des Rechtsberatungsgesetzes - bezüglich des Vertragsmanagements bei der Auslegung der Verträge und ggf. Nachtragsvereinbarungen beraten und unterstützen.
  • Dazu zählt auch das Vertragscontrolling hinsichtlich der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen der Vertragspartner. Bei Nichterfüllung erfolgten die unverzügliche Berichterstattung und Unterbreitung von Lösungsvorschlägen an den Auftraggeber.
  • Bei Feststellung vertragswidriger Leistung werden die notwendigen Maßnahmen veranlasst (Inverzugsetzung, Mahnung mit Fristsetzung, etc.).
  • Erstellen des notwendigen Schriftverkehrs zur Durchsetzung der Rechte des Auftraggebers und zur Vorlage beim Auftraggeber, Einarbeiten von Hinweisen des Auftraggebers, Ausfertigung des Schriftverkehrs durch BAREMOS IT, Versenden des Schriftverkehrs entweder durch den Auftraggeber oder durch BAREMOS IT im Auftrag des Auftraggebers.
• Kostenmanagement
  • Prüfung und Freigabe von Rechnungen der beteiligten Vertragskräfte und Weiterleitung an Auftraggeber
• Zeitmanagement
  • BAREMOS IT übernimmt im Rahmen seiner Aufgaben die Verantwortung zur Einhaltung der Terminziele mit verbindlich festgelegten Rahmen- und Endterminen.
  • Bei erkennbaren oder bereits eingetretenen Termin-Verzögerungen wird BAREMOS IT unverzüglich Maßnahmen zur Gegensteuerung ergreifen.
  • Bei Inverzugsetzungen des Lieferanten oder bei Mahnschreiben unterstützt BAREMOS IT den Auftraggeber mit entsprechenden Zuarbeiten, erstellt die entsprechenden Mahnschreiben als Entwurf und stellt diese dem Auftraggeber zur Verfügung bzw. versendet diese auf Wunsch des Auftraggebers direkt.
  • Generell unterstützt BAREMOS IT den Auftraggeber bei der Durchsetzung von Terminen.

Abschlussbetrachtung
Das Projekt wurde mit Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen. Das Franziskus-Krankenhaus Berlin hat durch das Projekt eine neue moderne und leistungsfähige zentrale IT-Infrastruktur geschaffen, die einen sicheren IT-Betrieb und die Abdeckung der aktuellen und künftigen Anforderungen der Nutzer gewährleistet. Zudem wurde mit dem Projekt die Datensicherheit und Datenverfügbarkeit erhöht, in dem eine stetige beidseitige Replikation zwischen dem St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof und dem Franziskus-Krankenhaus Berlin realisiert wurde.