Gemeinde Berglen: Digitalisierung von Bauakten

Berglen ist eine Gemeinde im Rems-Murr-Kreis in Baden-Württemberg, Deutschland. Der Sitz der Gemeindeverwaltung befindet sich in Oppelsbohm. Die Gemeinde Berglen wurde 1972 durch Zusammenschluss der zuvor politisch selbständigen Gemeinden Bretzenacker, Ödernhardt, Öschelbronn, Oppelsbohm, Reichenbach, Rettersburg, Steinach und Vorderweißbuch gegründet.
Die Gemeinde Berglen hat das Ziel, ihre Bauakten zu digitalisieren und in das vorhandene Dokumentenmanagementsystem zu integrieren. Der Auftraggeber plant die Leistungserbringung als Projekt und dieses in Anlehnung an die Technische Richtlinie BSI TR03138 umzusetzen. Mit der Digitalisierung beabsichtigt der Auftraggeber ein ergänzendes Scannen. Dazu wurde bereits eine erste Markterkundung mit potenziellen Firmen durchgeführt. Aus den Preisinformationen hat sich ergeben, dass ein ordentliches formales Vergabeverfahren umgesetzt werden muss, da der Auftragswert die relevanten Wertgrenzen überschreitet.
Für die Erstellung der Leistungsbeschreibung und der Vorbereitung der Vergabe suchte der Auftraggeber einen externen Partner, der Sie unterstützt. BAREMOS IT erhielt den Auftrag für die Entwurfs- und Ausführungsplanung sowie für Unterstützungsleistungen im Rahmen der Vorbereitung der Vergabe.

BAREMOS IT begleitete die Gemeinde Berglen fachlich-technisch und administrativ bei der Vorbereitung der Beschaffung. In der Entwurfsplanung wurden in technischen Workshops die Ausgangssituation aufgenommen, die Zielanforderungen definiert, die bestehenden Rahmenbedingungen betrachtet und Markterkundungen zur Digitalisierung von Bauakten sowie zu Großformat-Scannern durchgeführt. Ergänzend wurden die Beschaffungsanforderung ermittelt, eine erste Kostenschätzung und eine Projektzeitplanung erstellt, die Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung definiert sowie die praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteile unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen betrachtet.

In der Ausführungsplanung erstellte BAREMOS IT die technische Leistungsbeschreibung — von der Darstellung der Ausgangssituation und der organisatorischen Rahmenbedingungen über die Zielanforderungen mit dem Prozessablauf des Scannens, den Anforderungen an Dokumentenscans und Digitalisate und der Struktur der Dokumentenablage bis zu den Leistungsanforderungen in Anlehnung an die Technische Richtlinie BSI TR03138 zum Ergänzenden Scannen. Zur Vorbereitung der Vergabe leistete BAREMOS IT fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem mit Kriterienkatalog und Bieter-Vorlagen — die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgte durch das Projektteam —, erstellte die Preisblätter mit den Leistungspositionen und Mindestanforderungen und beriet zu den weiteren Dokumenten der Vergabeunterlagen einschließlich technischer Zuarbeit zu einem Vertragsentwurf. Die Dokumente wurden dem Projektteam des Auftraggebers zum Prüflauf übergeben, die Rückmeldungen und Anpassungsforderungen eingearbeitet und die finalen Unterlagen in konsolidierter Form übergeben.

Abschlussbetrachtung
Die Leistungen wurden termingerecht unter Einhaltung der vorgesehenen Kosten in hoher Qualität erbracht.