Jobcenter KomBA-ABI: Erneuerung Serverinfrastruktur 2016
Für das Jobcenter KomBA-ABI stand die Aufgabe an, bis zum Ende des Jahres 2016 alle zentralen Server- und Speichersysteme der zentralen IT-Infrastruktur sowie die Server in den Außenstellen und alle Clientsysteme zu ersetzen. Innerhalb des Projektes zur Erneuerung sollten zudem die logischen Netzwerkbeziehungen und die Bereitstellung von Applikationsservern neu strukturiert werden.
Projektbeschreibung
In einem Ausschreibungsverfahren für die Planverfasserleistungen erhielt BAREMOS IT den Zuschlag für die Planungs- und Konzeptionsleistungen sowie für die Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe und die Projektüberwachung bei der Realisierung.
Zunächst wurden im Rahmen einer Vorstudie die technische Ausgangssituation aufgenommen und die Rahmenbedingungen betrachtet. Mittels eines ersten Entwurfs des technischen Zieldesigns und einer Abstimmung zum Vergabeverfahren konnten eine Kostenschätzung und ein Projektzeitplan erstellt werden. Die Ergebnisse wurden zusammengefasst und dem Vorstand zur Genehmigung präsentiert.
Im Anschluss erfolgte die Konzeptionierung aller Funktionalitäten und des Gesamtsystems. Auf dieser Basis wurde die technische Leistungsbeschreibung erstellt; zu allen weiteren Vergabeunterlagen für ein EU-weites offenes Verfahren nach VgV beriet BAREMOS IT den Auftraggeber. Hierzu wurden die Leistungsinhalte für den zuzuschlagenden Auftragnehmer detailliert mit dem Auftraggeber abgestimmt. Neben den Projektleistungen wurden Service- und Supportleistungen sowie Leistungen zur Weiterentwicklung des Systems für 5 Jahre in das Leistungsverzeichnis aufgenommen. BAREMOS IT leistete fachlich-technische Zuarbeit für Bewertungsmatrizen zum Aufbau eines transparenten Bewertungssystems nach UfAB und schlug ein Bewertungsverfahren vor, das den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot gewährleistete.
Zur Schaffung der nötigen Voraussetzungen auf Seiten des Auftraggebers wurden im Vorfeld des Projektes weitere freihändige Vergabeverfahren umgesetzt, die BAREMOS IT administrativ begleitete und in denen Lieferungen von Systemkomponenten und Software sowie Leistungen zur Integration in die Strukturen des Auftraggebers beschafft wurden.
Im Verlauf des offenen Verfahrens leistete BAREMOS IT Zuarbeit bei Bieterfragen, unterstützte den Auftraggeber bei der fachlich-technischen und wirtschaftlichen Auswertung der eingegangenen Angebote anhand des Bewertungssystems und leistete technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung.
Nach dem Zuschlag steuerte und koordinierte BAREMOS IT das Projekt zur Umsetzung der Leistungen. Hierzu wurden seitens BAREMOS IT sämtliche Prüfungen, Freigaben und Teilabnahmen sowie die Gesamtabnahme vorbereitet, durchgeführt und dokumentiert.
Abschlussbetrachtung
Im Ergebnis konnte trotz erheblicher technischer Komplexität das Projekt innerhalb des geplanten Zeitraums termingerecht abgeschlossen werden. Im EU-weiten Vergabeverfahren wurde ein leistungsfähiger Bieter zugeschlagen, dessen wirtschaftliches Angebot deutlich unter der Kostenschätzung lag und auch zu diesen Kosten realisiert wurde. Das Jobcenter KomBA-ABI hat somit einen leistungsfähigen Systempartner gewonnen, der in den nächsten Jahren das gesamte IT-System mit planbaren Kosten gemäß den Anforderungen betreut und weiterentwickelt.