itsc GmbH: Rahmenvertragsvereinbarung x64-Bladeserversysteme

Im Rahmen einer Voruntersuchung wurde diverse Themenblöcke identifiziert, für die der Abschluss einer Rahmenvertragsvereinbarung sinnvoll und notwendig ist.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag die itsc bis zur Zuschlagserteilung für einen Rahmenvertrag für x64-Blade-Serversysteme innerhalb eines offenen Vergabeverfahrens (EU-weit) zu unterstützen.

Allgemeine Projektbeschreibung
Die itsc GmbH bietet gesetzlichen Krankenversicherern und anderen Unternehmen des deutschen Gesundheitsmarktes leistungsstarke Dienstleistungen und IT-Lösungen aus einer Hand. Das beginnt mit der Beratung und führt über den Support von Standard- und Branchensoftware bis hin zur Entwicklung individueller Anwendungen und umfassenden Outsourcing-Angeboten.

Die itsc GmbH beabsichtigte zur Abdeckung der Anforderungen des laufenden Betriebes IT-Komponenten sowie dazugehörigem Zubehör jeweils über einen Rahmenvertrag zu beschaffen.
Im Sinne einer einheitlichen und konsolidierten IT-Infrastruktur sollten diese IT-Komponenten zentral beschafft und den jeweiligen Bedarfsträgern innerhalb der itsc Gruppe übergeben werden. Die Lieferung und Übergabe der IT-Komponenten sollte qualifiziert vorbereitet und innerhalb der vorgegebenen Fristen gesichert über einen definierten Verfahrensweg umgesetzt werden. Der Beschaffungsbedarf unterteilte sich wie folgt:

- x64 Serversysteme

Blade-Gehäuse zur Aufnahme von Servern
Aufrüstoptionen für Blade-Gehäuse
Blade-Server
Aufrüstoptionen für Blade-Server

- Server-Softwarelizenzen

Server Softwarelizenzen des Herstellers Veeam
Server Softwarelizenzen des Herstellers VMware

- Dienstleistungen

Dienstleistungen für Initialisierung und Bereitstellung der Rahmenbedingungen

Die Installation, Konfiguration und Integration der IT-Komponenten in den laufenden Betrieb erfolgte eigenständig durch den Auftraggeber.

Erstellung Konzeption / Leistungsbeschreibung durch BAREMOS IT
In dieser Phase wurden die technischen Konfigurationen erarbeitet, die den Soll-Zustand des zukünftigen Gesamtsystems darstellen. Dazu wurden einzelnen Parameter und Funktionalitäten näher betrachtet und festgeschrieben. Diese Definitionen dienten einerseits als Vorgabe und andererseits als Abnahmekriterium zur Übergabe des Gesamtsystems an den Auftraggeber.

Um dem Bieter die Möglichkeit einer Kalkulation der Dienstleistungsaufwände zu ermöglichen war es notwendig, die technische Ausgangssituation, die Rahmenbedingungen sowie die durch den Auftraggeber benötigten Dienstleistungen detailliert zu beschreiben und technische Zielkriterien zu definieren.

Zur Erstellung der Leistungsbeschreibung wurden gemeinsam mit dem Auftraggeber die technische Ausgangssituation mit den relevanten x86 Server-, VMware- und Dienstestrukturen, die technischen Zielparameter einschließlich der Funktionalitäten aus Anwender- und Verwaltungssicht und der Netzwerkfunktionalitäten, die bestehenden Rahmenbedingungen mit Projektstruktur, Zeitplanung, Projektphasen, Testläufen, Nachweisen und Abnahmekriterien sowie die Dienstleistungsanforderungen von der Basisimplementierung über Migrations- und Integrationsanforderungen, Schulung und Einweisung bis zu Wartung, Support und Dokumentation beschrieben. Ergänzend wurden die Preisblätter mit der Definition und Beschreibung der Liefer- und Leistungspositionen sowie der technischen Mindestanforderungen erarbeitet.

Fachlich-technische und administrative Begleitung des Ausschreibungsverfahrens durch BAREMOS IT
Die Unterstützung während des EU-weiten offenen Verfahrens nach VOL/A umfasste die Beratung zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen, die Strukturierung der Inhalte der Verdingungsunterlagen, die Beratung zur technischen Definition von Eignungs- und Ausschlusskriterien sowie die fachlich-technische Zuarbeit für ein Bewertungssystem lt. UfAB einschließlich der Beschreibung der Bewertungskriterien, der Bieter-Vorlagen und der Formblätter für Bieterangaben; die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgte durch das Bewertungsteam.

Darüber hinaus leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit zu den Verdingungsunterlagen einschließlich Preisblättern und Vertragsentwurf. Bekanntmachung der Ausschreibung und Versand der Ausschreibungsunterlagen erfolgten durch den Auftraggeber; BAREMOS IT begleitete das Verfahren administrativ mit Zuarbeit bei Bieteranfragen, bei ggf. notwendigen Korrekturen und Nachträgen sowie bei der Fristüberwachung. Nach der Submission übernahm BAREMOS IT die fachlich-technische und wirtschaftliche Auswertung der Angebote — mit Zuarbeiten zur formalen Prüfung und zur Eignungsprüfung sowie mit der Prüfung der Angemessenheit der Preise, dem Preisspiegel und der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem — und ermittelte das wirtschaftlichste Angebot lt. Bewertungssystem. Abschließend leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit für die Information an die nichtberücksichtigten Bieter und zu den Vertragsentwürfen, bereitete die Vertragsunterzeichnung administrativ vor und begleitete sie und dokumentierte das Verfahren in der Vergabeakte einschließlich Prüfprotokollen und der konsolidierten Verdingungsunterlagen.