Jobcenter KomBA-ABI: Erneuerung Serverinfrastruktur 2022

Projektbeschreibung

Das Jobcenter – Kommunale Anstalt des öffentlichen Rechts für Beschäftigung und Arbeit des Landkreises Anhalt-Bitterfeld (KomBA-ABI) zählt zu den bundesweit mehr als 100 optierenden Kommunen und Gemeinden und nimmt für den Landkreis Anhalt-Bitterfeld die Aufgaben und Zuständigkeiten der Grundsicherung für Arbeitsuchende und der kommunalen Leistungen nach dem Zweiten Sozialgesetzbuches (SGB II) in alleiniger Verantwortung wahr. Das Jobcenter KomBA-ABI betreut mit seinen Standorten in Bitterfeld-Wolfen, Köthen (Anhalt) und Zerbst/Anhalt die Bezieherinnen und Bezieher von Arbeitslosengeld II im Landkreis Anhalt-Bitterfeld. Die Stabsstelle EDV ist direkt dem Vorstand unterstellt und nimmt u.a. als zentraler Infrastrukturbetreiber die Aufgaben zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der IT-Systeme sowie die Weiterentwicklung der IT-Systemlandschaft wahr. Gleichzeitig betreut die Stabsstelle EDV alle im Jobcenter KomBA-ABI Datennetz eingesetzten PC-Arbeitsplätze, die gesamte Serverlandschaft, das Datennetzwerk sowie die Fachverfahren und die Standardsoftware. Derzeit werden IT-Strukturen und Clientsysteme für ca. 300 Mitarbeiter durch die Stabsstelle EDV bereitgestellt.
Aufgrund des Erreichens des Endes des Nutzungszeitraumes der zentralen IT-Systeme sowie neuer und geänderter Nutzeranforderungen wurde es erforderlich, die IT-Systeme und Komponenten der zentralen IT-Infrastruktur im Hauptstandort sowie in den Außenstellen zu erneuern.
Von entscheidender Bedeutung waren dabei die Anpassung und Optimierung der neu zu planenden Strukturen sowie die Migration der Bestandsstrukturen im laufenden Betrieb.  
Aufgrund des zu erwartenden Beschaffungsumfanges wurde die Bildung mehrerer Vergabeeinheiten sowie die Durchführung mindestens eines EU-weiten Offenen Verfahrens mit Hersteller- und Produkt-neutraler Formulierung der funktionalen Anforderungen notwendig.
Beginnend mit der Vor- und Entwurfsplanung sollten mittels Markterkundung und Betrachtung verschiedener technologischer Ansätze und wirtschaftlicher Aspekte moderne und leistungsfähige IT-Systeme in einem Gesamtsystem vereint und mit optimierten logischen Strukturen implementiert werden, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an eine optimale Unterstützung der Benutzer bei ihren Aufgaben gewährleisten. U.a. sollten alle Benutzer durch zentrale Ressourcen bei der Nutzung Grafik-intensiver Anwendungen, wie Videokonferenzen, unterstützt werden.
In einer Ausschreibung der Planungsleistungen konnte sich BAREMOS IT durchsetzen und erhielt den Auftrag zur Planung und zur fachlich-technischen und administrativen Begleitung der Vergabe sowie zur Überwachung und Qualitätssicherung bei der Umsetzung der ausgeschriebenen Leistungen durch den zugeschlagenen Auftragnehmer.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise in einem Stufenmodell und gemäß den durch den Auftraggeber definierten Projektphasen vor.

Im Beschaffungsvorlauf nahm BAREMOS IT die bestehende Ausgangssituation und die Anforderungen auf und bewertete sie, betrachtete die notwendigen Rahmenbedingungen und die Abhängigkeiten zu anderen Projekten und entwickelte gemeinsam mit dem Auftraggeber Zielszenarien mit wirtschaftlicher Bewertung – einschließlich Technologieberatung zu Rechenzentrums-Systemen, Hypervisor, Backup und Restore, automatisiertem Patchmanagement und revisionssicherer Archivierung. Zur Vorabprüfung der Machbarkeit wurden eine Markterkundung mit fünf ausgewählten Marktteilnehmern durchgeführt und Orientierungsangebote zur technischen Ausrichtung und wirtschaftlichen Bewertung von Varianten und Optionen eingeholt. Auf dieser Basis entstanden das Grobdesign des Beschaffungsumfangs, die Bildung von Vergabeeinheiten zur Strukturierung der Beschaffungen sowie eine Entscheidungsvorlage mit Kostenschätzung und Projektzeitplanung. Je Vergabeeinheit erarbeitete BAREMOS IT anschließend die technische Leistungsbeschreibung mit Ausgangssituation, technischem Zieldesign, Rahmenbedingungen, Mindestanforderungen an die Liefergegenstände, Dienstleistungsanforderungen und Leistungsverzeichnis.

Bei der fachlich-technischen und administrativen Begleitung der Vergabeverfahren leistete BAREMOS IT je Vergabeeinheit insbesondere die fachlich-technische Zuarbeit für die Bewertungssysteme zu Eignung und Leistung, die Beratung zu den Vergabeunterlagen und Preisblättern, die technische Zuarbeit zu Vertragsunterlagen auf Basis EVB-IT sowie die administrative Begleitung und Dokumentation der Verfahren in einer Vergabeakte einschließlich der Zuarbeit bei Bieteranfragen und der Fristüberwachung. Die Prüfung und Leistungsbewertung der Angebote wurde gemeinsam mit dem Auftraggeber und dessen Bewertungsteam fachlich-technisch und wirtschaftlich umgesetzt; für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes und die Zuschlagsempfehlung leistete BAREMOS IT die technische Zuarbeit. Während der Überwachung der Vertragserfüllung begleitete BAREMOS IT die regelmäßigen Projektmeetings, überwachte die Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung, den Leistungsbeschreibungen und den Qualitätsanforderungen, bereitete die technischen Prüfungen im Rahmen von Abnahmen zu Meilensteinen vor, begleitete und dokumentierte sie, verfolgte Mängel und deren Beseitigung und übernahm das Termin- und Kostenmanagement einschließlich der Prüfung eingegangener Rechnungen und der Erstellung von Zahlungsfreigabeprotokollen für den Auftraggeber.

Abschlussbetrachtung

Durch die Leistungen von BAREMOS IT zur Planung und zur fachlich-technischen und administrativen Begleitung der Vergabeverfahren sowie zur Überwachung der Umsetzung der Leistungen konnte das Projekt bei Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen werden.
Der Auftraggeber verfügt nun über eine moderne und leistungsfähige zentrale IT-Infrastruktur, die die aktuellen und künftigen Anforderungen der Benutzer erfüllen kann. Die Migration und Optimierung der bestehenden Strukturen sind innerhalb des geplanten Rahmens im laufenden Betrieb gelungen.