Mobil ISC GmbH: Rahmenvertrag SAP HANA Server

Projektbeschreibung
Die Mobil ISC GmbH baut auf skalierbare, dynamische und bewährte SAP-Infrastrukturen, u.a. auch auf Basis von Fujitsu FlexFrame und VMware-Virtualisierungsumgebungen. Als Datenbankbasis werden sowohl Oracle als auch SAP HANA eingesetzt. Diese Infrastrukturen werden in mehreren Rechenzentren entsprechend den Verfügbarkeitsanforderungen zu großen Teilen redundant betrieben.

In den bestehenden SAP HANA-Landschaften kommen zahlreiche Server mit 2, 4 und 8 Prozessoren zum Einsatz. Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades der Prozesse zur Bereitstellung der Systeme sowie deren Überwachung und Verwaltung sind diese Landschaften weitgehend homogenisiert und werden mit Hilfe von leistungsfähigen Management- und Monitoring-Systemen betrieben.

Für die künftige Beschaffung neuer Serversysteme zur Deckung steigender Kundenbedarfe sowie zum Ersatz bestehender Serversysteme in den SAP HANA-Landschaften der Mobil ISC GmbH wurde die produktneutrale Ausschreibung eines neuen Rahmenvertrages notwendig.

Nach der Festlegung der Projektparameter sowie der ersten Definition der grundsätzlichen Leistungsklassen und -parameter der zu beschaffenden Serversysteme wurde eine Markterkundung mit relevanten Herstellern SAP-zertifizierter Serversysteme durchgeführt, u.a. Cisco Systems. Hewlett Packard Enterprise (HPE), Lenovo, Dell und Fsas Technologies.

Inhalte der Markterkundung waren die Vorstellung aktueller 2, 4 und 8 Prozessor Systeme, die in der höchsten Ausbaustufe für den Produktivbetrieb mit SAP Scale-Up BW-on-HANA mit 12 TB Arbeitsspeicher von SAP zertifiziert sein mussten, die Erkundung technologischer Trends, die Roadmaps der Hersteller für künftige technische Innovationen hinsichtlich neuer Architekturen und Servermodelle, die Einholung indikativer Preise sowie die Ermittlung der Lebenszykluskosten (u.a. Stromverbrauch, Klimatisierung) bei einer Laufzeit von 5 Jahren.

Die Ergebnisse der Markterkundung fanden in der Formulierung der Mindestanforderungen und Optionen für die Servermodelle (Leistungsbeschreibung und Bewertungssystem) sowie in der Kostenschätzung ihren Niederschlag.


Das anschließende Vergabeverfahren wurde als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Im Rahmen der Verhandlungen wurden erhebliche Optimierungen der Angebote erreicht, so dass der Zuschlag deutlich unterhalb der Kostenschätzung erfolgen konnte.

In diesem Projekt wendete BAREMOS IT in Abstimmung mit dem Auftraggeber die standardisierte Vorgehensweise auf Basis strukturierter Leistungsmodule an. Im Einzelnen wurden die folgenden Leistungen erbracht:

Modul 1: Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung)

• Projekt Kickoff
  • Festlegungen zu Projektorganisation und Projektstruktur
  • Erhebung erster Informationen zur Ausgangssituation und zur Projektmotivation
  • Identifikation von Schlüsselpersonen innerhalb der Organisation des Auftraggebers
  • Abstimmung zur konkreten Vorgehensweise innerhalb des Leistungsmoduls
• Erhebung der technischen Ausgangssituation, u.a.
  • relevante IT-Systeme der zentralen IT-Infrastruktur und Netzwerkstrukturen
  • Betriebskonzept, Verantwortlichkeiten, externe Partner
  • Schnittstellen zu weiteren Systemen
• Bedarfsermittlung / Definition der Beschaffungsanforderung
  • Definition der technischen Zielanforderungen
  • Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
  • Erarbeitung von Lösungsansätzen - Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
  • Definition der technischen Mindestanforderungen
  • Markterkundung mit potenziellen Herstellern
  • Abstimmung der Vertragsgrundlagen
  • Festlegung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
• Beratung zur Ausgestaltung des Vergabeverfahrens
  • Festlegungen zu Vergabeverfahren / Vergabeart
  • Bestimmung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
  • erste Festlegung von Eignungskriterien
  • Abstimmung zu Angebotsbewertung und Zuschlagskriterien
  • Abstimmung der Verantwortlichkeiten und Prozesse im Vergabeverfahren
• Entwurfsplanung zum Beschaffungsvorhaben
  • Präsentation zur Freigabe der Entwurfsplanung
  • Konsolidierung und Dokumentation der Ergebnisse
  • Erstellung einer ersten Kostenschätzung
  • Erstellung einer Projektzeitplanung

Modul 2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)

• Beschreibung der technischen Ausgangssituation
  • allgemeiner Überblick
  • bestehende technische Rahmenbedingungen
  • relevante IT-Systeme, Schnittstellen und IT-Strukturen
  • spezifische Verfahren bzgl. Management und Betrieb der IT-Infrastruktur
• Beschreibung des technischen Zieldesigns
  • Überblick zum Zieldesign
  • funktionale Vorgaben für die zu beschaffenden IT-Systeme und -Komponenten
  • technische Mindestanforderungen
• Beschreibung der Anforderungen an die Projektstruktur
  • Projektorganisation, Kommunikation und Berichtswesen
  • Anforderungen an die zu besetzenden Projektrollen
  • Zeitplan, Definition von Projektphasen und Meilensteinen
  • Durchführung von Tests und Erbringung von Nachweisen
• Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
  • Basisimplementierung der zu liefernden IT-Systeme und -Komponenten
  • Integrationsanforderungen
  • Anforderungen hinsichtlich Schulung und Einweisung
  • Nachweise der Funktionalitäten, Definition der Abnahmekriterien
  • Anforderungen an die Dokumentation

Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)

• Erstellung der Bewertungssysteme
  • Definition der Eignungskriterien
  • Definition der Kriterien zur Wirtschaftlichkeitsprüfung
  • Darstellung der Kriterienkataloge für die Vergabeunterlagen
  • Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
• Erstellung der Preisblätter
  • Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
  • Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
• Erstellung der Dokumente der Vergabeunterlagen
  • Erstellung des Vermerks zur Vorbereitung der Vergabe
  • Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • Erstellung des Angebotsdeckblatts
  • Erstellung eines Vertragsentwurfes
  • Konsolidierung von Vertrag, Leistungsbeschreibung und Preisblättern
  • Übergabe zum Prüflauf durch das Projektteam des Auftraggebers
  • Finalisierung der Vergabeunterlagen nach dem Prüflauf
• Durchführung eines Teilnahmewettbewerbes
  • Erstellung des Textes für die Auftragsbekanntmachung
  • Bereitstellung der Vergabeunterlagen
  • Beantwortung von Bewerberfragen
  • Bewertung der Teilnahmeanträge
    • Durchführung der Formalen Prüfung
    • Durchführung der Eignungsprüfung
    • Ermittlung der Rangfolge zur Auswahl der Bieter für das Angebotsverfahren
• Durchführung eines Verhandlungsverfahrens
  • Beantwortung von Bieterfragen
  • Bewertung der Erstangebote
    • Durchführung der Formalen Prüfung
    • Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
    • Erstellung eines Preisspiegels
    • technische Prüfung der Bieterangebote
    • Durchführung der technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem
    • elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
    • Dokumentation und Präsentation der Ergebnisse der Angebotsprüfung
  • Begleitung von Verhandlungen mit den Bietern
    • Erstellung der Einladungen an die Bieter
    • Vorbereitung der Verhandlungen
    • Moderation und Protokollierung der Verhandlungen
  • Bereitstellung der Vergabeunterlagen für die optimierten Angebote
  • Bewertung der optimierten Angebote
    • Durchführung der Formalen Prüfung
    • Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
    • Erstellung eines Preisspiegels
    • technische Prüfung der Bieterangebote
    • Durchführung der technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem
    • elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
    • Dokumentation und Präsentation der Ergebnisse der Angebotsprüfung
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß definiertem Zuschlagskriterium
  • Unterstützung bei der Beauftragung
    • Erstellung der Informationsschreiben für die Bieter
    • Erstellung der Vertragsunterlagen und Übergabe an den Auftraggeber
  • Unterstützung beim Abschluss des Vergabeverfahrens
    • Erstellung und Versand der Bekanntmachung vergebener Aufträge
    • Erstellung und Versand der Vergabestatistikmeldung
• Dokumentation des Vergabeverfahrens
  • fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte gemäß den Vorgaben der VgV
  • Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
  • abschließende Konsolidierung der Vergabedokumentation

Abschlussbetrachtung
Im Vergabeverfahren konnte aufgrund des Wettbewerbs der Bieter ein wirtschaftliches Ergebnis erzielt werden. Die Mobil ISC GmbH kann in den kommenden Jahren den Ausbau der bestehenden SAP HANA-Strukturen sowie den Austausch vorhandener Systeme durch aktuelle und leistungsfähige Serversysteme zusammen mit einem qualifizierten Auftragnehmer umsetzen.
Die Form des Rahmenvertrages ermöglicht die kurzfristige Reaktion auf sich ändernde Anforderungen sowie maximale Flexibilität hinsichtlich der einzusetzenden Servermodelle und der benötigten Leistungen des Auftragnehmers.
Die Mobil ISC GmbH ist somit sowohl hinsichtlich der absehbaren Herausforderungen als auch unerwarteten Entwicklungen gegenüber hervorragend aufgestellt.