Mobil ISC GmbH: Rahmenvertrag für SAP HANA Hardware

Projektbeschreibung
Die Mobil ISC GmbH ist ein etablierter mittelständischer IT-Dienstleister im Gesundheitswesen und Betreiber hochmoderner SAP-basierter Branchenlösungen in einem SAP-zertifizierten Rechenzentrum, Berater bei anspruchsvollen Projekten, Entwickler intelligenter Softwareprodukte und Gestalter innovativer Services. Zu den Auftraggebern zählen marktführende gesetzliche Krankenkassen, deren Tochterunternehmen und Dienstleister aus dem deutschen Gesundheitswesen.

Aufgrund von Kundenanforderungen ist es erforderlich, in den kommenden Jahren die Serversysteme mehrerer SAP HANA Systemumgebungen abzulösen bzw. zu erneuern. Geplant wurde die Beschaffung von ‘Tailored Datacenter Integration’ (TDI) -Systemen und -Komponenten für eine Scale-Up- und x86-Architektur. Dabei war es das Ziel des Projektes, leistungsfähige und skalierbare Lösungen zu etablieren, die den hohen Anforderungen bzgl. Betriebssicherheit, Bedienbarkeit, Platzbedarf und Funktionalität in einer heterogenen Umgebung unter Berücksichtigung der Dynamik bei den zu integrierenden Systemen und bei ständig zunehmenden Datenmengen gerecht werden. Diesen Aspekten war auch die angestrebte Form eines Rahmenvertrages geschuldet, der dem Auftraggeber über die Laufzeit ermöglicht, entsprechend dem jeweiligen aktuellen Bedarf kurzfristig weitere Serversysteme zu beschaffen. Zur Sicherstellung eines hochqualitativen Rahmenvertragsmanagements hatte der Auftraggeber darüber hinaus die Stellung eines Servicemanagers als direkten Ansprechpartner beim Auftragnehmer gefordert.

BAREMOS IT erhielt den Auftrag, mit dem Auftraggeber die Planung und Beschaffung für diesen Rahmenvertrag zu realisieren. Hierfür wurde die technische Konzeptionierung sowie die fachlich-technische und administrative Begleitung der Beschaffungen mittels eines EU-weiten Vergabeverfahrens nach VgV erforderlich.

BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den darin definierten Projektphasen vor.

Im Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung) nahm BAREMOS IT die aktuelle technische Ausgangssituation der Storage-Systeme, Compute-Systeme sowie Netzwerkstrukturen und -komponenten auf, definierte die technischen Zielanforderungen, betrachtete die bestehenden technischen Rahmenbedingungen und führte eine Markterkundung mit verschiedenen Herstellern zu den technologischen Rahmenbedingungen und verfügbaren Produkten durch. Auf dieser Grundlage entstanden der Lösungsansatz mit dem Grobdesign der technischen Zielkonfiguration, die Beratung zur technischen Definition von Eignungs- und Bewertungskriterien, die Bedarfsermittlung mit der Beschreibung der Beschaffungsanforderungen, eine erste Kostenschätzung sowie die Projektzeitplanung. In der Ausführungsplanung erstellte BAREMOS IT die herstellerneutrale technische Leistungsbeschreibung mit Ausgangssituation, Zieldesign, Rahmenbedingungen und Dienstleistungsanforderungen.

Bei der Vergabe leistete BAREMOS IT die fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem und die Preisblätter, die Beratung zu den Vergabeunterlagen für Teilnahmewettbewerb und Angebotsverfahren sowie die technische Zuarbeit zum Vertragsentwurf. Teilnahmewettbewerb und Angebotsverfahren wurden administrativ begleitet und fortlaufend in einer Vergabeakte nach EU-Standard dokumentiert. Dazu gehörten die Zuarbeit bei Bewerber- und Bieterfragen, die fachlich-technische und wirtschaftliche Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge und Angebote einschließlich notwendiger Aufklärungen, die administrative Vorbereitung und fachlich-technische Begleitung der Bietergespräche sowie nach Abgabe der optimierten Angebote die Ermittlung der Rangfolge zum wirtschaftlichsten Angebot gemäß Bewertungsmatrix und die technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung und die Vertragsunterlagen.

Abschlussbetrachtung
Mit der Planung sowie der fachlich-technischen und administrativen Begleitung des Vergabeverfahrens ist es gelungen, einen Rahmenvertrag zu etablieren, der der Mobil ISC GmbH ermöglicht, in den nächsten Jahren zu kalkulier- und planbaren Kosten für ihre Kunden die SAP HANA Betriebsumgebungen zu erneuern und zu erweitern. Die erzielten Projektkonditionen und Nachlässe, die im Vertrag festgeschrieben wurden, stellen ein hervorragendes wirtschaftliches Ergebnis des aufwändigen Vergabeverfahrens dar. Somit wurde das Projekt bei Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.