BAREMOS IT GmbH - IT-Planer
 

St. Joseph Krankenhaus: Erneuerung der IT-Infrastruktur ITIS2019

Das St. Joseph Krankenhaus ist eine Einrichtung der Kongregation der Schwestern von der heiligen Elisabeth, einer Ordensgemeinschaft der Katholischen Kirche. Seit 2014 ist die St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof GmbH eine gemeinnützige Gesellschaft des neu gegründeten, bundesweit tätigen Elisabeth Vinzenz Verbundes. Hierzu gehört seit dem 1. November 2015 auch das Franziskus-Krankenhaus Berlin. Die EDV-Abteilung ist als verwaltungsinterner Dienstleister und Infrastrukturbetreiber des St. Joseph Krankenhauses für den gesamten IT-Betrieb verantwortlich. Die EDV-Abteilung betreut alle im Datennetz eingesetzten PC-Arbeitsplätze, die gesamte Serverlandschaft, das Datennetzwerk sowie die Standardsoftware für ca. 900 PCs und mehr ca. 1600 Mitarbeiter und garantiert somit einen effektiven und qualitativ hochwertigen Krankenhausbetrieb.
St. Joseph Krankenhaus: Erneuerung der IT-Infrastruktur ITIS2019
Projektbeschreibung
Die zentralen IT-Systeme des St. Joseph Krankenhauses hatten ihre Leistungs- und Kapazitätsanforderungen überschritten. Trotz zwischenzeitlicher Erweiterungen und auch im Zusammenhang mit der geplanten Einbeziehung des Franziskus-Krankenhauses in die EDV wurde es notwendig, die bestehenden zentralen IT-Strukturen grundsätzlich zu erneuern und für die Anforderungen der nächsten Jahre neu auszurichten.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, die Gesamtplanung und -Steuerung des Projektes zu übernehmen, wozu neben der technischen Konzeption und der Durchführung der Beschaffungen mittels Vergabeverfahren auch die Überwachung und Steuerung des Projektes zur Umsetzung gehört. Beschaffungsgegenstand des Gesamtprojektes waren u.a.: Serversysteme, FC SAN Switche, zentrale Speichersysteme, Systeme für Datensicherung (B2D und B2T), Systeme zur unabhängigen Stromversorgung (USV), Load Balancer, Dienstleistungen zur Bereitstellung in zwei Rechenzentren,  zur Migration der bestehenden Server- und Datenstrukturen, zur Bereitstellung einer Umgebung zur Clientvirtualisierung (VDI) sowie zur Einrichtung von Datensicherungsverfahren für die gesamte Umgebung.

ITIS2019_Logisches-Zieldesign_v1.0.JPG

BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den darin definierten Projektphasen vor:

Grundlagenermittlung und Vorplanung
  • Aufnahme der physischen Strukturen in den zentralen Rechenzentren (Speichersysteme, FC-SAN-Switche, Blade- und Rack-Server, Backup-to-Tape Libraries der Hersteller HPE und Hitachi Vantara)
  • Aufnahme der logischen Struktur des Netzwerkes (Microsoft Windows Server, Microsoft Active Directory, SQL Server, VMware vSphere, VMware vCenter, MS Exchange Server, Oracle KIS-Server, PACS-Systeme)
  • Definition der technischen Zielanforderungen
  • Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
  • Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration einschließlich neuer Server-Systeme, neuer gespiegelter Speichersysteme, Einsatz eines neuen Verfahrens zum 3-stufigem Backup (to-Disk und to-Tape), LAN- und SAN-Infrastruktur
  • erste Definition von Eignungs- und Leistungskriterien
  • Abstimmung Vergabeverfahren / Vergabeart
  • Abstimmung der Struktur der Vergabeunterlagen
  • Grobdesign der Bewertungssysteme für das Vergabeverfahren
  • Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
  • Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
  • Abstimmung der Vertragsgrundlagen
  • Erstellung Projektzeitplanung zur Vergabe und Umsetzung
  • Festlegung Strukturvorgaben der Leistungsbeschreibung
  • Bedarfsermittlung / Beschaffungsanforderung
  • Erstellung Kosten- und Ressourcenschätzung
  • Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe

Ausführungsplanung
  • Beschreibung der bestehenden relevanten Ausgangssituation
  • Beschreibung des technischen Zieldesigns
  • Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
  • Beschreibung der Projektanforderungen
  • Beschreibung der Anforderungen an die Lieferkomponenten
  • Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
  • Definition von technischen Abnahmekriterien
  • Definition der Anforderungen an den Auftragnehmer hinsichtlich Eignung
  • Definition der Anforderungen an den Auftragnehmer zur Qualität der Dienstleistungen
  • Definition der Anforderungen an Projektstruktur und -organisation
  • Erstellung Bewertungskataloge für Eignung / Leistung nach UfAB 2018
  • Kategorisierung und Katalogisierung der Produkte / Dienstleistungen
  • Erstellung der Leistungsbeschreibung und der Preisblätter mit den Anforderungen: herstellerneutral, produktneutral, transparent, diskriminierungsfrei

Vorbereitung der Vergabe
  • Erstellung des Bewertungssystems durch Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
  • Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Projektteam
  • Darstellung der Bewertungskataloge für die Vergabeunterlagen
  • Beschreibung der Bewertungskriterien
  • Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • Erstellung Angebot-Vorblätter
  • Erstellung eines Vertragsentwurfes: EVB-IT Systemvertrag (Werkvertrag) mit Pauschalfestpreis
  • Erstellung der Formblätter für Bieterangaben zum Bewertungssystem
  • Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe / Vergabeakte

Mitwirkung bei der Vergabe
  • Durchführung eines EU-weiten Teilnahmewettbewerbes mit Bildung einer Rangfolge zur Ermittlung des Bieterkreises
  • Durchführung eines Verhandlungsverfahrens
  • Bekanntmachung / Aufforderung
  • Beantwortung von Bieterfragen
  • Durchführung der Angebotsöffnung
  • Umsetzung der Wertungsstufe I - Formale Prüfung
  • Umsetzung der Wertungsstufe II - Prüfung Angemessenheit der Preise
  • Umsetzung der Wertungsstufe III – Leistungsbewertung
  • Angebotsaufklärung / Konsolidierung
  • Durchführung von Bieterverhandlungen einschließlich Vorbereitung, Moderation, Protokollierung und Nachbereitung sowie Anpassung der Vergabeunterlagen
  • Aufforderung zur Abgabe eines optimierten Angebotes
  • Öffnung, Prüfung und Bewertung der optimierten Angebote
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes lt. Bewertungsmatrix
  • Zuschlagsempfehlung / Dokumentation in der Vergabeakte / Prüfung
  • Bieterinformation bzgl. nichtberücksichtigter Angebote
  • Vorbereitung und Unterstützung bei der Vertragsunterzeichnung
  • Fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte (nach EU Standard)
  • Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken

Überwachung der Projektumsetzung (je Teilprojekt / Vergabeeinheit)
  • Durchführung Projekt Kickoff / Initialisierung Auftragnehmer
  • Überwachung der Projektphase I - Feinkonzept / Migrationsplanung
  • Prüfung Feinkonzept / Migrationsplanung und Freigabe
  • Überwachung der Projektphase II - Technische Implementierung
  • Testlauf und Freigabe
  • Überwachung der Projektphase III - Pilotbetrieb und Schulung, Prüfung und Freigabe
  • Überwachung der Projektphase IV - Inbetriebnahme / Migration, Prüfung und Freigabe

Abschlussbetrachtung
Das Ausschreibungsverfahren wurde herstellerneutral umgesetzt und konnte planmäßig unterhalb der Kostenschätzung zugeschlagen werden. Die Projektumsetzung erfolgte innerhalb der Planparameter für Kosten, Zeit und Qualität und wurde ohne Mängel abgeschlossen.  Hierbei bewährte sich insbesondere die Gesamtverantwortung des Fachplaners für das Projekt, von der Vorplanung über die Gestaltung des Vergabeverfahrens bis zur Überwachung der Ausführung durch den zugeschlagenen Auftragnehmer. Dem St. Joseph Krankenhaus steht für die nächsten Jahre eine höchstverfügbare, performante und skalierbare FC-Speicher- und Serverinfrastruktur zur Verfügung, die effizient und weitestgehend automatisiert betrieben werden kann.

 
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