Verkehrsunternehmen - Sektorenauftraggeber: Beratung und Vergabeunterstützung 2019
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BAREMOS IT erhielt den Auftrag, den Einkauf und die Vergabestelle eines Verkehrsunternehmens zu beraten sowie die Prozesse und die IT-Vergaben im Rahmen des Jahresendgeschäftes personell zu unterstützen. Dabei mussten durch BAREMOS IT die Anforderungen erhoben werden, die benötigten Leistungen beschrieben werden, die Leistungs-/Preis-Bewertung erstellt werden und die Abläufe für nationale und EU-weite Ausschreibungen strukturiert dokumentiert werden.
Projektbeschreibung
Das Verkehrsunternehmen unterliegt dem öffentlichen Vergaberecht und ist ein Sektorenauftraggeber. Der Einkauf und die Vergabestelle des Auftraggebers benötigten Beratung und Unterstützung für Vergabeprozesse im Allgemeinen sowie im Speziellen für IT-Vergaben. BAREMOS IT erhielt den Auftrag, das Unternehmen über einen Zeitraum von 6 Monaten bei der Umsetzung von anstehenden Beschaffungsvorhaben zu beraten und zu unterstützen.
BAREMOS IT begleitete den Einkauf und die Vergabestelle hierbei fachlich-technisch, wirtschaftlich und administrativ. Die Leistungen umfassten insbesondere die Vorstellung von Methoden zur Leistungs-/Preis-Bewertung nach UfAB, das Coaching der Mitarbeiter bei der Durchführung von Workshops und beim Aufbau eigener Bewertungssysteme und Rahmenvertragsvereinbarungen sowie die Durchführung konzeptioneller Workshops zur Definition der Zielanforderungen. BAREMOS IT erstellte Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnisse, leistete fachlich-technische Zuarbeit für Bewertungssysteme zur Eignungs- und Leistungsbewertung, technische Zuarbeit zu Vertragsunterlagen für Liefer-, Dienstleistungs-, Wartungs- und Werkverträge sowie Rahmenvertragsvereinbarungen und beriet zu den Vergabeunterlagen.
Die Vergabeverfahren wurden administrativ begleitet und dokumentiert: mit Zuarbeit bei Bewerber- und Bieterfragen, der Begleitung der Öffnung von Angeboten, der Vorbereitung, methodischen Begleitung und fachlich-technischen Beratung bei der Angebotsbewertung und bei Angebotsaufklärungen, der administrativen Vorbereitung, fachlich-technischen Begleitung und Nachbereitung von Bieterpräsentationen und Verhandlungsgesprächen sowie technischer Zuarbeit für Vergabevermerke und die Dokumentation der Vergabeverfahren.
Mit den umgesetzten Leistungen wurde eine Vielzahl von Beschaffungsvorhaben aus dem gesamten IT- und Technik-Spektrum des Unternehmens beratend unterstützt — von Liefer-, Wartungs-, Service- und Supportleistungen für Hard- und Software über Rahmenvertragsvereinbarungen (u. a. für Notebooks, PCs und Zubehör, Multifunktionsgeräte sowie LWL TK-/IT-Infrastruktur) und Software-Abonnements bis hin zu Projekten und Software-as-a-Service-Lösungen, beispielsweise in den Bereichen SAP, Microsoft, Software Asset Management sowie Video-, Alarmierungs- und Verkehrssicherungstechnik.
Abschlussbetrachtung
Der Auftraggeber konnte mithilfe der im Projekt vermittelten Methoden und Herangehensweisen sowie der erstellten Vorlagen und Formulare, insbesondere für Kriterienkataloge zur Leistungsbewertung, selbstständig und effizient nationale und EU-weite Vergabeverfahren durchführen sowie wirtschaftliche Zuschläge erteilen.