Zentraler IT-Betrieb Niedersächsische Justiz - Ersatzbeschaffung Firewall-Systeme

Innerhalb dieses Projektes ging es darum, für 6 Dienststellen die vorhandenen Sicherheitsgateways (2 Geräte je Dienststelle) zu ersetzen, das bestehende Management zu erweitern und für die bereits beschafften Systeme die Wartung zu verlängern. BAREMOS IT wurde mit der Planung und Vorbereitung für eine Ausschreibung sowie mit der administrativen Begleitung des EU-weiten Vergabeverfahrens beauftragt.

Allgemeine Projektbeschreibung

Der ZIB (Zentraler IT-Betrieb Niedersächsische Justiz) ist der Dienstleister für alle IT-Belange der 15.000 Bediensteten der niedersächsischen Justiz. Neben dem Service-Desk als zentraler Anlaufstelle sorgen 5 weitere Organisationseinheiten für eine effiziente und arbeitsplatzgerechte IT-Unterstützung. Die 240 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ZIB sind den zentralen und dezentralen Standorten zugeordnet.
Modernste Kommunikationstechniken und die Einführung einheitlicher Arbeitsprozesse sind die Basis des serviceorientierten Dienstleistungsportfolios des ZIB. Die Justiz in Niedersachsen hat die Informationstechnik für alle ihre Behörden landesweit zentralisiert. Der ZIB hat damit die Aufgabe übernommen, die IT-Dienste in allen Behörden und somit für ca. 15.000 Anwender qualitativ hochwertig und zeitnah zur Verfügung zu stellen.

Innerhalb dieser Beschaffung sollten bei 6 (2 Geräte je Dienststelle) der vorhandenen 200 Dienststellen das vorhandene Sicherheitsgateway des Herstellers Check Point ersetzt werden, das bestehende Management erweitert und für die bereits beschafften Systeme die Wartung verlängert werden. Folgende Leistungen wurden ausgeschrieben:

Ersatzbeschaffung 12 Stück Check Point 12607 Appliance inkl. Wartung für 2 Jahre
Ersatzbeschaffung 1 Stück Check Point Smart1-150 Multi-Domain Security Management inkl. Wartung für 2 Jahre
Wartungsverlängerung 1 Stück Smart-1 150 Multi-Domain Security Management und Check Point Security Gateway für 24 Monate
5 Tage Check Point Premium Support für Planung und Installation v1.00

BAREMOS IT erhielt den Auftrag, eine Vorstudie durchzuführen, die Planung und das Grobkonzept zu entwickeln, das Vergabeverfahren fachlich-technisch vorzubereiten und das EU-weite offene Vergabeverfahren administrativ zu begleiten.

Leistungen BAREMOS IT

Im Rahmen einer Vorstudie definierte BAREMOS IT die technischen Zielanforderungen unter Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen, stellte die benötigten externen Dienst-, Wartungs- und Supportleistungen zusammen, führte eine Marktanalyse mit Definition der technischen Mindestanforderungen (KO-Kriterien) und einem Überblick über mögliche Bieter, Hersteller und Systemhäuser durch, qualifizierte und katalogisierte die Beschaffungsanforderungen einschließlich Mengenermittlung und Kostenabschätzung und erstellte die Projektzeitplanung. Ergänzend beriet BAREMOS IT zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen und zur technischen Definition von Eignungs- und Bewertungskriterien; Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens wurden bemessen.

Für die Ausschreibung erstellte BAREMOS IT die technische Leistungsbeschreibung mit Ausgangssituation, Zieldesign, Rahmenbedingungen, Dienstleistungsanforderungen sowie Liefer- und Leistungspositionen, leistete fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem einschließlich der Beschreibung der Bewertungskriterien, der Bieter-Vorlagen und der Formblätter für Bieterangaben und trug mit Beratung und technischer Zuarbeit zu den Verdingungsunterlagen und zum Vertragsentwurf des EVB-IT Systemvertrages bei.

Das EU-weite offene Verfahren begleitete BAREMOS IT administrativ: mit technischer Zuarbeit zum Bekanntmachungsformular, Zuarbeit bei Bieteranfragen sowie bei Korrekturen und Nachträgen der Verdingungsunterlagen und mit der Fristüberwachung. Nach der Submission übernahm BAREMOS IT die fachlich-technische und wirtschaftliche Auswertung der Angebote — mit Zuarbeiten zur formalen Prüfung und zur Eignungsprüfung sowie mit der Prüfung der Angemessenheit der Preise, dem Preisspiegel und der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem — und ermittelte das wirtschaftlichste Angebot. Abschließend leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit zu den Vertragsentwürfen, bereitete die Vertragsunterzeichnung administrativ vor und begleitete sie und dokumentierte die Vergabe in der Vergabeakte.

Abschlussbetrachtung

Der ZIB konnte durch die Unterstützung der BAREMOS IT die Beschaffung der benötigten IT-Komponenten und Dienstleistungen bedarfsgerecht und erfolgreich realisieren. Auf Basis der Leistungsbeschreibung und der Bewertungsmatrix wurde der Zuschlag für das wirtschaftlichste Angebot eines leistungsfähigen Bieters möglich. Dabei wurde der gesteckte Kostenrahmen nicht überschritten.