Berlin Partner GmbH: Rahmenvertrag Mobilfunk - Telefonie, Daten und Endgeräte
Die Berlin Partner GmbH beabsichtigte, für eine größere Anzahl von Mobilfunknutzern neue Vertragsbedingungen festzuschreiben. Als Form kam dafür ein Rahmenvertrag in Frage, der neben den Konditionen für Telefonie und Datenverkehr auch die Lieferung definierter Endgeräte regeln sollte. Außerdem war durch den Auftragnehmer sicherzustellen, dass sämtliche bereits bestehenden Rufnummern in den Rahmenvertrag übernommen und mittels eines Portierungsprozesses überführt werden.
Allgemeine Projektbeschreibung
Im Rahmen des Hauptstadt-Marketings entwickelt und unterstützt Berlin Partner Kampagnen und Projekte, die Berlin als attraktiven Wirtschafts- und Wissenschaftsstandort, kreative Hauptstadt, Kultur- und Sportmetropole sowie als lebenswerte Stadt profilieren. Die Aktivitäten richten sich vorrangig an potenzielle Investoren im In- und Ausland, Entscheider und Multiplikatoren aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Kultur und Medien, aber auch an Berliner und Berlin-Interessierte.
Aufgrund der öffentlichen Zuwendungen unterliegt die Berlin Partner GmbH als öffentlicher Auftraggeber dem öffentlichen Vergabe- und Vertragsrecht (VOL/VOB).
In diesem Projekt sollten mittels eines auszuschreibenden Rahmenvertrages die Nutzungskonditionen für Telefonie und Datenverkehr im Mobilfunk für einen Zeitraum von mehreren Jahren vertraglich gebunden werden. Darüber hinaus sollte eine weitgehend einheitliche und leistungsfähige Gerätebasis hergestellt werden, wozu der angestrebte Rahmenvertrag die Beschaffungskonditionen umfassen sollte.
Leistungen BAREMOS IT
Im Rahmen einer Vorstudie galt es, eine Vielzahl von Parametern und Vertragsbedingungen zu betrachten und hinsichtlich ihrer Wertigkeit zu klassifizieren. Auf dieser Basis entstanden dann die Kriterien und Kriterienkataloge, die für das Vergabeverfahren benötigt wurden. BAREMOS IT begleitete die Berlin Partner GmbH hierbei fachlich-technisch und administrativ: In technischen Workshops wurden die Zielanforderungen formuliert, die bestehenden technischen Rahmenbedingungen und mögliche „sanfte“ Migrationsszenarien betrachtet, die benötigten externen Dienst- und Supportleistungen zusammengestellt sowie im Marktvergleich die technischen Mindestanforderungen definiert. Hinzu kamen die Kategorisierung und Katalogisierung der Beschaffungsanforderung mit Mengenermittlung und Kostenabschätzung sowie in vergabeorientierten Workshops die Beratung zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen, der Marktüberblick zum möglichen Bieterkreis, die fachlich-technische Zuarbeit für das Grobdesign des Bewertungssystems, die Erstellung der Projektzeitplanung und von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung sowie die Kostenschätzung je Vergabeeinheit.
In der anschließenden Beschaffungsphase leistete BAREMOS IT die fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem — einschließlich der Beschreibung der Bewertungskriterien und der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien; die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgte durch das Bewerterteam des Auftraggebers — und beriet zur Leistungsbeschreibung und zu den Verdingungsunterlagen einschließlich technischer Zuarbeit zum Vertragsentwurf. Die als öffentliche Ausschreibung nach VOL/A geführte Vergabe wurde administrativ begleitet und in der Vergabeakte dokumentiert — Bekanntmachung und Versand der Ausschreibungsunterlagen erfolgten durch den Auftraggeber —, einschließlich Fristüberwachung und Zuarbeit bei Bieteranfragen. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet, ein Preisspiegel erstellt und die technische Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem umgesetzt; abschließend leistete BAREMOS IT die technische Zuarbeit für die Vertragsentwürfe und begleitete die Vertragsunterzeichnung administrativ.
Abschlussbetrachtung
Auf der Basis der beschriebenen Vorgehensweise ist es der Berlin Partner GmbH gelungen, vorteilhafte Nutzungskonditionen für den Mobilfunk, eine hohe Servicequalität und ein stark vereinfachtes Vertrags- und Beschaffungsmanagement für einen Zeitraum von mehreren Jahren vertraglich festzuschreiben. Entscheidend war hierbei die präzise Ausarbeitung der Zielanforderungen, die es möglich machte, die Angebote der Bieter zu bewerten.