Berlin Partner GmbH: Miete von Multifunktionsdruckern
Die Berlin Partner GmbH plante die Beschaffung mehrerer Multifunktionsgeräte zur Miete inklusive der über die geplante Laufzeit benötigten Wartungs- und Supportleistungen. Die Beschaffung sollte über eine öffentliche Ausschreibung erfolgen.
Allgemeine Projektbeschreibung
Im Rahmen des Hauptstadt-Marketings entwickelt und unterstützt Berlin Partner Kampagnen und Projekte, die Berlin als attraktiven Wirtschafts- und Wissenschaftsstandort, kreative Hauptstadt, Kultur- und Sportmetropole sowie als lebenswerte Stadt profilieren. Die Aktivitäten richten sich vorrangig an potenzielle Investoren im In- und Ausland, Entscheider und Multiplikatoren aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik, Kultur und Medien, aber auch an Berliner und Berlin-Interessierte.
Aufgrund der öffentlichen Zuwendungen unterliegt die Berlin Partner GmbH als öffentlicher Auftraggeber dem öffentlichen Vergabe- und Vertragsrecht (VOL/VOB).
Inhalt des Projektes war die qualifizierte Vorarbeit zu einer öffentlichen Ausschreibung über Multifunktionsgeräte und Dienstleistungen. Die Geräte sollten für einen definierten Zeitraum gemietet werden und die ausgeschriebenen Wartungs- und Supportleistungen über diesen Zeitraum zur Verfügung stehen. Da die Berlin Partner GmbH schon einige wesentliche Vorarbeiten zur Qualifikation der Vergabe getätigt hatte, lag bereits eine Reihe von Informationen zum Einsatzgebiet, möglichen Zielanforderungen und gewünschten Vertragsinhalten vor. Dennoch bedurften diese Vorarbeiten der Prüfung und Überarbeitung, um ein normgerechtes, herstellerneutrales und transparentes Vergabeverfahren sicherzustellen.
Leistungen BAREMOS IT
BAREMOS IT begleitete die Berlin Partner GmbH fachlich-technisch und administrativ bei der öffentlichen Ausschreibung der Multifunktionsgeräte und Dienstleistungen nach VOL/A. Ausgehend von den vor Ort übernommenen Ausgangsinformationen wurden die technischen Mindestanforderungen auf ihre Notwendigkeit geprüft und konsolidiert, Abschwächungen und alternative Varianten zur Vergrößerung des Bieterkreises technisch bewertet sowie Funktions- und Vergleichsmatrizen für drei Hersteller erstellt, mit denen die kritischen Mindestanforderungen auf Erfüllbarkeit und Diskriminierungsfreiheit vorgeprüft wurden.
Die Leistungen umfassten darüber hinaus die Beratung zur Leistungsbeschreibung, zu den Verdingungsunterlagen und zum Bewertungssystem einschließlich der Konsolidierung der Preisblätter, die administrative Begleitung des Ausschreibungsverfahrens mit Fristüberwachung und Zuarbeit bei Bieteranfragen, die fachlich-technische und wirtschaftliche Auswertung der Angebote mit Preisspiegel und technischer Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem, die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes, die technische Zuarbeit für die Zuschlagsentscheidung und die Vertragsunterlagen sowie die administrative Begleitung der Vertragsunterzeichnung und die Dokumentation des Verfahrens in der Vergabeakte.
Abschlussbetrachtung
In Zusammenarbeit mit der BAREMOS IT gelang der Berlin Partner GmbH eine erfolgreiche öffentliche Ausschreibung, die es ihr ermöglichte, die gewünschten Produkte und Leistungen wirtschaftlich und bedarfsgerecht zu beschaffen.