Bundesdruckerei GmbH: Rahmenvertrag Netzwerk
Die Bundesdruckerei GmbH benötigte einen Rahmenvertrag für den Bezug von Netzwerksystemen und -komponenten sowie Service- und Beratungsleistungen. Dieser Rahmenvertrag sollte für die Bundesdruckerei GmbH wie auch für die Tochterunternehmen vertraglich gesicherte Leistungen im Rahmen von Neubeschaffungen und Betrieb der Netzwerkstrukturen für die kommenden Jahre gewährleisten.
Projektbeschreibung
Aufgrund des Auslaufens des bestehenden Cisco Rahmenvertrages für die Netzwerksysteme und -komponenten der vorhandenen Netzwerkstrukturen in der Bundesdruckerei GmbH sowie der Tochterunternehmen wurde es notwendig, einen neuen Rahmenvertrag über Leistungen zur Lieferung, zum Service sowie zur Beratung auszuschreiben. In diesem Rahmenvertrag sollten sowohl die Bundesdruckerei GmbH als auch die Tochterunternehmen als Abrufberechtigte berücksichtigt werden.
Einen wesentlichen Schwerpunkt der auszuschreibenden Leistungen stellte die Übernahme der Serviceleistungen für die vorhandenen Bestandssysteme dar. Dieses erforderte eine umfangreiche Erhebung der Systeme und Komponenten. Darüber hinaus war es notwendig, die Anteile der einzelnen Produktkategorien an den künftigen Beschaffungen zu ermitteln, um eine möglichst hohe Rabattierung bei Neubeschaffungen zu erreichen.
Im Rahmen der Vorbereitung des Vergabeverfahrens waren mit zahlreichen internen Stellen der Bundesdruckerei Abstimmungen zum Vertrag sowie zu Anforderungen an die Eignung der Bieter sowie die im Rahmenvertrag umzusetzenden Prozesse erforderlich.
BAREMOS IT war in diesem Projekt für den Fachbereich unterstützend tätig und begleitete die Bundesdruckerei GmbH fachlich-technisch und administrativ bei der Etablierung des neuen Rahmenvertrages.
In der Grundlagenermittlung und Entwurfsplanung umfassten die Leistungen insbesondere die Erhebung der technischen Ausgangssituation und der Bestandssysteme in Workshops, die Bedarfsermittlung mit Definition der technischen Zielanforderungen und Mindestanforderungen, die Beratung zu den praktischen und wirtschaftlichen Aspekten der Verfahrensgestaltung einschließlich der Fristen und Abläufe sowie die Beratung zur technischen Definition von Eignungs- und Zuschlagskriterien. Darauf aufbauend erstellte BAREMOS IT in der Ausführungsplanung die technische Leistungsbeschreibung mit der Darstellung der Ausgangssituation, der Leistungs- und Produktkategorien, der Liefer-, Service- und Beratungsleistungen, der Service Level Agreements und der Rahmenvertragsleistungen.
Bei der Vergabe leistete BAREMOS IT die Beratung zu Vergabeunterlagen und Preisblättern, die fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem sowie die technische Zuarbeit zum Vertragsentwurf und zu dessen Konsolidierung mit Leistungsbeschreibung und Preisblättern. Das Vergabeverfahren wurde administrativ begleitet, einschließlich der Zuarbeit bei Bieterfragen und der Fristüberwachung. Bei der Auswertung der Angebote unterstützte BAREMOS IT den Auftraggeber durch die fachlich-technische und wirtschaftliche Prüfung und Bewertung, die Ermittlung der Rangfolge gemäß Bewertungssystem, die Präsentation und Dokumentation der Ergebnisse sowie die technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung in Abstimmung mit der Vergabestelle.
Abschlussbetrachtung
Die Leistungen wurden termingerecht unter Einhaltung der vorgesehenen Kosten in hoher Qualität erbracht.
Mit dem Zuschlag steht der Bundesdruckerei GmbH und ihren Tochterunternehmen nun ein Rahmenvertrag zur Verfügung, der in den nächsten Jahren den sicheren Betrieb und den anforderungsgerechten Ausbau der bestehenden Netzwerkstrukturen mit Unterstützung eines leistungsfähigen Partners ermöglicht.