EMIS Electrics GmbH: Zentrale IT-Server- und Speicherstrukturen

Allgemeine Projektbeschreibung
Die EMIS Electrics GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Kraftwerke, Tagebaue und Netze, Industrie und Verkehrstechnik. Ein Team von derzeit 410 Mitarbeitern an 7 Standorten in Deutschland entwickelt innovative Servicelösungen für die Marktsegmente Kraftwerke, Tagebau und Netze sowie Industrie und Verkehr. Die Abteilung IT untersteht der kaufmännischen Direktion und nimmt als Infrastrukturbetreuer die Betreuung der zentralen und dezentralen IT-Infrastrukturkomponenten sowie der über 400 Mitarbeiter wahr und ist für die Betriebsbereitschaft der IT-Gesamtfunktionalität der 350 PC-Arbeitsplätze verantwortlich.

Im Rahmen eines langfristigen Projektes, in dem stufenweise die gesamten IT-Komponenten und -Strukturen erneuert werden, wurde als eines der ersten ein Teilprojekt notwendig, in dem Folgendes umzusetzen war:

• Beschaffung Rack-Server-Hostsysteme von HP für die VMware-Farm
• Beschaffung FC Speichererweiterungseinheiten von NetApp
• Beschaffung VMware vSphere 5
• Migration VMware Virtualisierungsstrukturen
• Konfiguration der FC Speichererweiterungseinheiten

Die Komponenten und Leistungen wurden zur Erneuerung und Aktualisierung der bestehenden redundanten Rechenzentren beschafft. Die EMIS entschied sich dabei, diese Leistungen auszuschreiben. Mit den dafür notwendigen Vorleistungen wie auch der fachlich-technischen und administrativen Begleitung der Ausschreibung wurde BAREMOS IT beauftragt. Nach der Vergabe begleitete BAREMOS IT die Umsetzung durch den Auftragnehmer und übernahm hierbei die Qualitätssicherung für die EMIS.

Leistungen der BAREMOS IT
BAREMOS IT begleitete die EMIS Electrics GmbH fachlich-technisch und administrativ bei der Erneuerung der zentralen Server- und Speicherstrukturen. In einer Vorstudie wurden die Ausgangssituation aufgenommen und bewertet, die technischen Zielanforderungen und Mindestanforderungen definiert, mögliche „sanfte“ Migrationsszenarien entwickelt, der Markt mit Blick auf mögliche Bieter, Hersteller und Systemhäuser betrachtet sowie eine Kostenabschätzung und die Projektzeitplanung erstellt; hinzu kam die Beratung zur technischen Definition von Eignungs- und Bewertungskriterien. Darauf aufbauend erstellte BAREMOS IT die technische Leistungsbeschreibung mit Ausgangssituation, Zieldesign, Rahmenbedingungen und Dienstleistungsanforderungen, definierte und beschrieb die Liefer- und Leistungspositionen und leistete die fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem und die Beschreibung der Bewertungskriterien.

Die als freihändige Vergabe geführte Ausschreibung begleitete BAREMOS IT administrativ und dokumentierte sie fortlaufend in einer Vergabeakte. Dazu gehörten der Versand der Ausschreibungsunterlagen, die Zuarbeit bei Bieteranfragen, die Prüfung der Angebote auf Angemessenheit der Preise mit Erstellung eines Preisspiegels, die technische Prüfung und Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem, die technische Zuarbeit für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes und für die Vertragsunterlagen sowie die Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung. Während der Umsetzung überwachte BAREMOS IT die Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung und den Leistungsbeschreibungen, dokumentierte Mängel und verfolgte deren Beseitigung, begleitete die technischen Überprüfungen bei Meilensteinen und Abnahmen und übernahm die Termin- und Kostenkontrolle einschließlich sachlicher Rechnungsprüfung sowie die Dokumentation des Projektfortschritts mit regelmäßigen Berichten an die Beteiligten.

Abschlussbetrachtung
Die gewählte Vorgehensweise gewährleistete eine strukturierte Beschaffung und Realisierung eines wichtigen Teilprojektes. Aufgrund der präzise ausgearbeiteten Anforderungen an die Lösung gelang die Integration aller Funktionen und Komponenten in die Umgebung ohne Beeinträchtigung des Betriebes. Alle Phasen des Projektes wurden termin- und kostengerecht abgeschlossen.