itsc GmbH: Rahmenvertragsvereinbarung Clientsysteme
Die itsc GmbH beabsichtigte zur Abdeckung der Anforderungen des laufenden Betriebes Clientsysteme sowie dazugehöriges Zubehör jeweils über einen Rahmenvertrag zu beschaffen.
Im Sinne einer einheitlichen und konsolidierten IT-Infrastruktur sollten diese IT-Komponenten zentral beschafft und den jeweiligen Bedarfsträgern innerhalb der itsc Gruppe übergeben werden. Die Lieferung und Übergabe der IT-Komponenten sollte qualifiziert vorbereitet und innerhalb der vorgegebenen Fristen gesichert über einen definierten Verfahrensweg umgesetzt werden.
Allgemeine Projektbeschreibung
Die itsc GmbH bietet gesetzlichen Krankenversicherern und anderen Unternehmen des deutschen Gesundheitsmarktes leistungsstarke Dienstleistungen und IT-Lösungen aus einer Hand. Das beginnt mit der Beratung und führt über den Support von Standard- und Branchensoftware bis hin zur Entwicklung individueller Anwendungen und umfassenden Outsourcing-Angeboten. Bis heute entwickelte sich die itsc GmbH zu einem der bedeutendsten IT-Service-Provider für das ISKV in der GKV. So nutzen nahezu 70 Krankenkassen mit ca. 5,5 Millionen Mitgliedern das Rechenzentrum der itsc GmbH für ihre DV-Produktion. Sie ist bei der Beschaffung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen an das Kartellvergaberecht und die Verdingungsordnungen gebunden.
Die itsc GmbH benötigte zur Aufrechterhaltung des Betriebes sowie zur flexiblen und zeitnahen Erfüllung von neuen Kundenanforderungen die Möglichkeit, Clientsysteme über einen längeren Zeitraum nach Bedarf abrufen zu können. Dabei ging es um die Möglichkeit des Abrufens folgender Produkte und Leistungen:
- Notebooks mit verschiedenen Display-Größen
- Zubehörkomponenten für Anbindung, Aufrüstung und Management
- Zubehör zum Transport und zur Diebstahlsicherung
- Thin Clients
- Wartungs- und Supportleistungen
Hierzu wurden die Produktkategorien und Produkte lt. Produktkatalog definiert, die über die nächsten Jahre benötigt werden. Die letztlich abzurufende Menge war jedoch nicht bezifferbar, da diese insbesondere von der Entwicklung der Mitarbeiterzahlen der itsc sowie ggf. erhöhten Anforderungen im laufenden Betrieb abhängt. Aus diesem Grund wurde der Abschluss eines Rahmenvertrages angestrebt, mittels dessen die Leistungen über einen vertraglich vereinbarten Zeitraum abgerufen werden können.
Im Rahmen einer Vorstudie wurden die zu beschaffenden Systeme und Komponenten hinsichtlich ihrer Produkt- und Leistungsmerkmale spezifiziert. Anschließend wurden mögliche Mengengerüste abgeschätzt und die Rahmenbedingungen festgelegt. Nach Fertigstellung aller benötigten Ausschreibungsunterlagen erfolgte ein EU-weites offenes Verfahren, innerhalb dessen in mehreren Losen die zu beschaffenden Produkte und Leistungen angefragt wurden.
Leistungen BAREMOS IT
In Vorstudie und Planung beschrieb BAREMOS IT die technischen Zielparameter mit den Produkt- und Leistungsmerkmalen unter Berücksichtigung der Anforderungen an Kompatibilität und Einsatzprofil sowie die bestehenden Rahmenbedingungen wie Zeitplanung, Lieferfristen, Lieferstellen und Verfügbarkeitsanforderungen. Ergänzend wurden Bestandsdaten zur Bedarfsplanung analysiert und die Anforderungen an Wartung, Support und Vertragsmanagement festgelegt.
Bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens beriet BAREMOS IT zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen, zur Bildung von Losen, zur Strukturierung der Inhalte der Verdingungsunterlagen sowie zur technischen Definition von Eignungs- und Ausschlusskriterien. Für das Bewertungssystem leistete BAREMOS IT fachlich-technische Zuarbeit — von der Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien und ihrer Beschreibung über die Darstellung für die Verdingungsunterlagen bis zu den Bieter-Vorlagen und den Formblättern für Bieterangaben —, die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgte durch das Bewertungsteam. Hinzu kamen die Beratung zu den vergabespezifischen Dokumenten der Verdingungsunterlagen einschließlich der Aufforderung zur Angebotsabgabe, die Übernahme von Leistungsbeschreibung und Pflichtenheft, die Konsolidierung der Preisblätter sowie technische Zuarbeit für den Vertragsentwurf.
Das EU-weite offene Verfahren nach VOL/A wurde administrativ begleitet — mit Zuarbeit zum Bekanntmachungsformular, Zuarbeit bei Bieteranfragen und Fristüberwachung; Bekanntmachung und Versand der Ausschreibungsunterlagen erfolgten durch den Auftraggeber. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet, unter anderem mit Preisspiegel, technischer Prüfung der Bieterangebote und technischer Leistungsbewertung laut Bewertungssystem, bis zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes anhand der Gesamtleistungspunkte als Grundlage der Zuschlagsentscheidung des Auftraggebers und der Information an nichtberücksichtigte Bieter. Für die Vertragsentwürfe leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit und bereitete die Vertragsunterzeichnung administrativ vor und begleitete sie; das Verfahren wurde in der Vergabeakte protokolliert und die Verdingungsunterlagen wurden konsolidiert.
Abschlussbetrachtung
Die Vorstudie und die Ausschreibung führten zum Abschluss von Rahmenverträgen, mittels derer die Beschaffung größerer Mengen von Clientsystemen und dazugehörigen Komponenten über einen Zeitraum von mehreren Jahren bedarfsgerecht, innerhalb enger Lieferfristen und aufwandsoptimiert gesichert werden konnte.