Landkreis Potsdam-Mittelmark: Miete von interaktiven Displays

Projektbeschreibung
Der Landkreis Potsdam-Mittelmark gehört zu den flächenmäßig größten, aber an Jahren recht jungen Landkreisen in Deutschland. Zentral im Südwesten Brandenburgs vor den Toren der Landeshauptstadt Potsdam und Berlin gelegen, bietet der Landkreis sehr gute Lebens- und Arbeitsbedingungen.

Die Ausstattung der Schulen mit interaktiven Displays wurde vom Schulmanagement aufgrund des geplanten Charakters als Projekt aufgesetzt.

BAREMOS IT erhielt den Auftrag für die Planung der Beschaffung und Bereitstellung der interaktiven Displays. Gegenstand des Beschaffungsvorhabens waren:

• Beschaffung von interaktiven Displays des Herstellers Promethean einschließlich Schullizenzen der Unterrichtssoftware ActivInspire,
• Beschaffung von Seitenflügeln für die zu beschaffenden Displays,
• Beschaffung von elektrisch höhenverstellbaren Wandhalterungen,
• Beschaffung von OPS-PCs des Herstellers Promethean zum Betrieb von zu beschaffenden und bereits vorhandenen interaktiven Displays des Herstellers Promethean,
• Beschaffung von Leistungen zur Instandsetzung und Instandhaltung der zu beschaffenden Systeme und Komponenten,
• Beschaffung von Leistungen zur Inventarisierung, Vorkonfiguration, Abbau von Altgeräten und Entsorgung, Anlieferung und Aufbau, Inbetriebnahme sowie Rücknahme zum Ende der Vertragslaufzeit und
• Beschaffung von Leistungen zur Einweisung sowie Leistungen nach Bedarf.

Zunächst wurden im Rahmen der Vorstudie und des Beschaffungsvorlaufs Festlegungen zum Rahmen des Projektes getroffen, das technische Zieldesign entworfen sowie Kostenschätzung und Zeitplanung erstellt.
Im Rahmen von Vorstudie und Beschaffungsvorlauf definierte BAREMOS IT die Zielanforderungen, betrachtete die bestehenden Rahmenbedingungen und entwickelte den Lösungsansatz mit dem Grobdesign der technischen Zielkonfiguration. Ergänzend beriet BAREMOS IT zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen einschließlich Fristen und Laufzeiten sowie zur technischen Definition von Eignungs- und Bewertungskriterien, leistete fachlich-technische Zuarbeit für das Grobdesign des Bewertungssystems und die notwendigen technischen Bewertungskriterien und erarbeitete Bedarfsermittlung und Beschaffungsanforderungen, Kostenschätzung, Projektzeitplanung und Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung; die Ergebnisse der Vorplanung wurden konsolidiert und dokumentiert. In der anschließenden Konzeption entstanden die Beschreibungen von Ausgangssituation, Zieldesign, bestehenden Rahmenbedingungen und Dienstleistungsanforderungen einschließlich der Definition technischer Abnahmekriterien.

Innerhalb der Beschaffungsprozesse wurden in enger Abstimmung mit der Vergabestelle des Landkreises die Vergabezeitpläne festgelegt, Schnittstellen zu den Verantwortlichkeiten definiert und das Vergabeverfahren dokumentiert.

Bei der Vorbereitung und Mitwirkung an der Vergabe leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit für die Vertragsvereinbarung in Form eines Mietvertrages auf Basis der BVB sowie für die Preisblätter mit der Definition und Beschreibung der Leistungspositionen und der Konsolidierung der technischen Mindestanforderungen; die Vergabeunterlagen wurden konsolidiert. Das Vergabeverfahren wurde administrativ begleitet, einschließlich Zuarbeit zum Bekanntmachungsformular, Zuarbeit bei Bieteranfragen und Fristüberwachung. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet — unter anderem mit Preisspiegel und technischer Prüfung der Angebote auf Erfüllung der Mindestanforderungen — und das wirtschaftlichste Angebot wurde gemäß den Zuschlagskriterien ermittelt. Die Prüfungsergebnisse wurden im Projektteam präsentiert; BAREMOS IT leistete technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung und dokumentierte die Vergabe.

Nach Abschluss des Vergabeverfahrens wurden gemäß Zeitplan die Leistungen beim Auftragnehmer

Abschlussbetrachtung
Das Projekt wurde mit Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.