Landkreis Potsdam-Mittelmark: Rahmenvertrag für Windows PCs

Der Landkreis Potsdam Mittelmark plante, zur Abdeckung der aktuellen und künftigen Anforderungen der Schulen des Landkreises einen Rahmenvertrag zu vergeben, der es ermöglicht, IT-Systeme sowie dazugehöriges Zubehör mittels Einzelabrufen zu mieten. Das Abrufmanagement sollte über einen Webshop realisiert werden.

Projektbeschreibung

Der Landkreis Potsdam-Mittelmark entstand am 5. Dezember 1993 im Rahmen der brandenburgischen Kreisreform durch Zusammenlegung der Kreise Belzig, Brandenburg (Land), Potsdam (Land) und Teilen des ehemaligen Kreises Jüterbog (Amt Treuenbrietzen). Noch heute gehört der Landkreis zu den flächenmäßig größten, aber an Jahren recht jungen Landkreisen in Deutschland. Der Landkreis besteht aktuell aus insgesamt 19 Kommunen und hat eine jährliche durchschnittliche Bevölkerungsdichte von ca. 210.000 Einwohnern und ist somit der bevölkerungsreichste Kreis im Land Brandenburg. Die Verwaltung unterteilt sich in die Fachbereiche:

Innerer Service, Zentrale Steuerung und Schulmanagement
Sicherheit, Ordnung und Verkehr
Landwirtschaft, Veterinärwesen, Gesundheit und Schülerbeförderung
Recht, Bauen, Umwelt, Kataster und Vermessung
Soziales

Die ca. 15 Schulen und Ausbildungseinrichtungen des Landkreises, für die das Schulmanagement hinsichtlich der Bewirtschaftung der Schulgebäude, allgemein der Ausstattung sowie im Besonderen der technischen Ausstattung der Schulen mit IT-Systemen verantwortlich ist, benötigen aufgrund des stetig steigenden Anteils von digital unterstützter Wissensvermittlung große Mengen von PC-Systemen und Notebooks sowie entsprechendes Zubehör zur Ausstattung der Informatik- und Fachräume der Schulen. Innerhalb des Projektes sollte mittels Ausschreibung eines Rahmenvertrages die künftige Beschaffung dieses Bedarfes zur Miete für die kommenden Jahre auf effiziente Weise sichergestellt werden.

Der Rahmenvertrag sollte die folgenden Leistungen umfassen:

Lieferung von Systemen und Zubehör, wie All-in-One-PCs, Mini-PCs, Tower-PCs, Notebooks, Monitoren und Monitorhalterungen sowie Halterungen für Mini-PCs
Dienstleistungen wie Inventarisierung, Vorkonfiguration, Anlieferung und Aufbau, Inbetriebnahme sowie den Abbau am Ende der Mietdauer

BAREMOS IT erhielt den Auftrag, gemeinsam mit dem Team Schul-IT den technischen Bedarf zu erheben und beschreiben sowie mit dem Schulmanagement die technische Zuarbeit zu den Vertragsunterlagen und die Kostenplanung umzusetzen.

Modul 1: Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung)

Im Beschaffungsvorlauf nahm BAREMOS IT die technische Ausgangssituation auf, definierte die technischen Zielanforderungen unter Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen und entwickelte einen Lösungsansatz mit Grobdesign der technischen Zielkonfiguration. Ergänzend wurden die Bedarfsermittlung und eine grobe Kostenschätzung erarbeitet, die Projektzeitplanung erstellt, die Ergebnisse konsolidiert dokumentiert sowie zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen und zur technischen Definition erster Eignungs- und Leistungskriterien beraten.

Modul 2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)

In der Ausführungsplanung wurden die technische Ausgangssituation, die technischen Zielanforderungen, die bestehenden Rahmenbedingungen und die Dienstleistungsanforderungen beschrieben, technische Abnahmekriterien definiert und die herstellerneutrale technische Leistungsbeschreibung erstellt.

Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)

Für die Beschaffung leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit zu den Unterlagen der Rahmenvertragsvereinbarung (Mietvertrag auf Basis BVB) und definierte die Leistungspositionen sowie die konsolidierten technischen Mindestanforderungen für die Preisblätter. Das Vergabeverfahren wurde administrativ begleitet — von der Bekanntmachung über die Fristüberwachung und die Zuarbeit bei Bieteranfragen bis zur fachlich-technischen und wirtschaftlichen Auswertung der Angebote einschließlich formaler Prüfung, Prüfung der Angemessenheit der Preise, Preisspiegel, technischer Prüfung auf Erfüllung der Mindestanforderungen und einer Teststellung zu deren Validierung. Abschließend wurden das wirtschaftlichste Angebot gemäß den Zuschlagskriterien ermittelt, die Prüfungsergebnisse im Projektteam präsentiert, technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung geleistet und die Vergabe dokumentiert.

Abschlussbetrachtung

Auf Basis der Planungsleistungen sowie der fachlich-technischen und administrativen Begleitung des Vergabeverfahrens ist es dem Landkreis Potsdam-Mittelmark gelungen, einen Rahmenvertrag zu vergeben, der dem Schulmanagement eine effiziente und zeitnahe Beschaffung der benötigten IT-Systeme ermöglicht. In Verbindung mit der Standardisierung der Systeme konnten hervorragende Projektkonditionen und Nachlässe erzielt und im Vertrag festgeschrieben werden. Im Ergebnis wurde somit ein hervorragendes wirtschaftliches Ergebnis erzielt und das Projekt bei Erfüllung aller definierten Ziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.