Lasercutter-Lösung für die Grace-Hopper-Gesamtschule in Teltow

Der Landkreis Potsdam-Mittelmark gehört zu den flächenmäßig größten, aber an Jahren recht jungen Landkreisen in Deutschland. Zentral im Südwesten Brandenburgs vor den Toren der Landeshauptstadt Potsdam und Berlin gelegen, bietet der Landkreis sehr gute Lebens- und Arbeitsbedingungen.
Die Ausstattung des Neubaus der Grace Hopper Gesamtschule in Teltow wurde vom Schulmanagement aufgrund des geplanten Charakters dieser Schule als Projekt aufgesetzt. Bereits im Bestandsbau war diese Schule innerhalb des Landkreises führend in der Nutzung von digitalen Lehrmitteln.
Mit dem Neubau war es das Ziel eine Lasercutter-Lösung zu beschaffen, mittels derer in verschiedenen Unterrichtsfächern Gebrauchsgegenstände modelliert und hergestellt werden sollen. Dazu wurden die folgenden Leistungen beschafft:

• Lieferung und Inbetriebnahme eines Lasercutters mit Absauganlage sowie eines PC-Systems inkl. einer Software zur Jobsteuerung
• eine Software-Lösung, die, ausgehend von einfachen dreidimensionalen Formen, die Modellierung von komplexen Objekten sowie die Ausgabe von Vorlagen für den Zuschnitt der Einzelteile dieser Objekte ermöglicht
• die Bereitstellung dieser Lösung als Software-as-a-Service, die von den berechtigten Nutzern über das Internet genutzt werden kann
• damit im Zusammenhang stehende Leistungen zur Zugriffsverwaltung und Datensicherung
• den Systemservice für diese Software-Lösung einschließlich einer Hotline und einem Ticketsystem
• die Erstellung von Tutorials zur Einweisung in die Bedienung der Software-Lösung sowie zur Erstellung von Objekten, die seitens des Auftraggebers definiert werden
• die Digitalisierung von Zubehörteilen (Assets) und Aufnahme der 3D-Modelle dieser in eine Bibliothek, die die Nutzung dieser 3D-Modelle innerhalb der Modellierung ermöglicht

BAREMOS IT erhielt im Rahmen einer Ausschreibung den Zuschlag für die Planungsleistungen der Lasercutter-Lösung. Zunächst wurden im Rahmen der Entwurfsplanung Festlegungen zum Rahmen des Projektes getroffen, das technische Zieldesign entworfen sowie Kostenschätzung und Zeitplanung erstellt.

Modul1: Beschaffungsvorlauf / Bewertung Lösungsvarianten

Im Beschaffungsvorlauf definierte BAREMOS IT die Zielanforderungen, betrachtete die bestehenden Rahmenbedingungen und entwarf Lösungsansatz und Grobdesign der technischen Zielkonfiguration einschließlich der notwendigen technischen Bewertungskriterien. Ergänzend wurden die praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteile unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen betrachtet, die fachlich-technische Zuarbeit für das Grobdesign des Bewertungssystems geleistet, Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens ermittelt sowie eine Projektzeitplanung, Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung, die Bedarfsermittlung mit Beschreibung der Beschaffungsanforderungen und eine Kostenschätzung erstellt und die Ergebnisse der Vorplanung konsolidiert dokumentiert.

Im Rahmen des Beschaffungsvorlaufs wurde entschieden, aufgrund der Komplexität und Vielzahl der Themen mehrere Vergabeeinheiten zu bilden, innerhalb derer Leistungen so strukturiert werden sollten, dass jeweils spezialisierte Auftragnehmer ausgeschrieben werden konnten.
So wurde innerhalb einer Vergabeeinheit die innovative Software-Lösung KYUB von einem Start-Up-Unternehmen beschafft, die ein Spin-Off des HPI ist.

Im Rahmen des folgenden Moduls waren die Leistungsbeschreibungen für die einzelnen Vergabeeinheiten zu erstellen. Eine besondere Herausforderung bestand hierbei darin, die Leistungen der Auftragnehmer in den Vergabeeinheiten so zu definieren, dass die jeweiligen Leistungen konsistent miteinander zum gewünschten Gesamtziel geführt werden konnten. Hierfür wurden die Schnittstellen, u.a. auch zu Auftragnehmern aus dem IT-Projekt, festgeschrieben und die Abstimmungsprozesse definiert.

Modul2: Leistungsbeschreibung / Mindestanforderungen

Je Vergabeeinheit erstellte BAREMOS IT die Leistungsbeschreibung — von der Ausgangssituation über das Zieldesign und die bestehenden Rahmenbedingungen bis zu den Dienstleistungsanforderungen und technischen Abnahmekriterien —, stellte die Konsistenz der Leistungen der Auftragnehmer im Gesamtkontext sicher und unterstützte den Auftraggeber bei der Planung von Beistell- und Koordinierungsleistungen.

Innerhalb der Beschaffungsprozesse wurden in enger Abstimmung mit der Vergabestelle des Landkreises die Vergabezeitpläne festgelegt, Schnittstellen zu den Verantwortlichkeiten definiert und die Vergabeverfahren zu den einzelnen Vergabeeinheiten administrativ begleitet und dokumentiert.

Leistungsmodul 3: Vorbereitung bei der Vergabe

BAREMOS IT leistete die fachlich-technische Zuarbeit für ein Bewertungssystem nach UfAB 2018 mit den Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien, übernahm die technische Zuarbeit für die Preisblätter und beriet zu den Vergabeunterlagen — einschließlich technischer Zuarbeit zum Vertragsentwurf, Übernahme der Leistungsbeschreibung bzw. des Lastenheftes und Konsolidierung der Vergabeunterlagen zur Freigabe.

Leistungsmodul 4: Mitwirkung bei der Vergabe

Das Vergabeverfahren wurde administrativ begleitet und dokumentiert: von der Zuarbeit zum Bekanntmachungsformular über die Zuarbeit bei Bieteranfragen und die Fristüberwachung bis zur fortlaufenden Protokollierung der Vergabeprozesse in der Vergabeakte. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich ausgewertet, ein Preisspiegel erstellt und die Erfüllung der technischen Mindestanforderungen geprüft. Auf dieser Basis wurde das wirtschaftlichste Angebot gemäß Bewertungssystem ermittelt, die Prüfungsergebnisse wurden im Projektteam präsentiert und BAREMOS IT leistete die technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung und die Vertragsentwürfe sowie die administrative Vorbereitung und Begleitung des Vertragsabschlusses.

Nach Abschluss der Vergabeverfahren wurden gemäß Zeitplan die Leistungen bei den Auftragnehmern abgerufen und deren Erbringung begleitet, unterstützt und überwacht.
Leistungsmodul 5: Überwachung der Vertragserfüllung

Hierzu gehörten die Vorbereitung und Durchführung der Projekt-Kickoffs mit den Auftragnehmern, die Strukturierung der Projektorganisationen bzgl. Kommunikation, Berichtswesen, Statusmeetings und Schnittstellen-Behandlung, die Koordination der Leistungen der Auftragnehmer im Gesamtprojekt mit Schnittstellen-Management zum IT-Projekt, Anpassungen der Projektplanung aufgrund fehlender Vorleistungen, die Prüfung eingereichter Konzepte sowie der Leistungserfüllung und der Qualität der Leistungen, Testläufe zur Freigabe der Projektphasen, Aufmaß- und Rechnungsprüfungen inkl. Zahlungsfreigabeprotokollen sowie die Vorbereitung und Durchführung der Abnahmen mit den Auftragnehmern und des internen Projektabschlusses.

Abschlussbetrachtung
Trotz der erheblichen Verzögerungen im Baubereich konnte die Lasercutter-Lösung in hoher Qualität und bei Einhaltung des geplanten Budgets innerhalb des letztlich geltenden Zeitplanes bereitgestellt werden.
Schüler, Lehrkräfte und Mitarbeiter der Schulverwaltung können nun digitale Wege der Wissensaneignung und -vermittlung mit der KYUB-Lösung beschreiten.