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Höchstmenge Pflicht bei KI-Chatbot-Vergabe

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Vergabekammer NiedersachsenAz. VgK-14/2025Entscheidung vom

Sachverhalt

Eine genossenschaftlich organisierte öffentliche Auftraggeberin schrieb als zentrale Beschaffungsstelle nach § 120 Abs. 4 GWB europaweit eine Rahmenvereinbarung über KI-gestützte Chat- und Voicebots aus, die ihren angeschlossenen Genossen und Gesellschaftern auf Mietbasis zur Verfügung stehen sollten. Die Laufzeit reichte bis Ende 2027, mit Verlängerungsoption. In den Vergabeunterlagen schätzte die Auftraggeberin den Bedarf auf „ein Drittel der Genossen“, also 40 bis 80 abrufende Endkunden.

Eine Bieterin erhielt in allen qualitativen Zuschlagskriterien die Bestnote, unterlag jedoch beim Preis. Nach der Vorabinformation rügte sie unter anderem die fehlende Höchstmenge im Rahmenvertrag. Zur Prüfung der Unterlagen hatte sie zunächst ChatGPT eingesetzt, das den Mangel nicht erkannte; erst eine anschließende anwaltliche Prüfung deckte ihn auf. In ihrer Rügezurückweisung erklärte die Auftraggeberin zudem, perspektivisch könnten nicht nur 40 bis 80, sondern potenziell alle, deutlich zahlreicheren Mitglieder die Leistung abrufen. Die Bieterin stellte daraufhin einen Nachprüfungsantrag.

Die Entscheidung

Die Vergabekammer Niedersachsen entschied in der Hauptsache über den Nachprüfungsantrag nach § 168 GWB und gab ihm teilweise statt. Die Rüge zur Höchstmenge war nicht präkludiert: Der Mangel war für einen durchschnittlichen, nicht anwaltlich beratenen Bieter nicht ohne Weiteres erkennbar. Dass die eingesetzte KI ihn übersah, geht nach Auffassung der Kammer zwar zulasten der Bieterin, hinderte die spätere, anwaltlich fundierte Rüge aber nicht.

In der Sache sah die Kammer in der bloßen Schätzung von 40 bis 80 Endkunden keinen Verstoß: Nach § 21 VgV und dem EuGH-Urteil vom 17.06.2021 (C-23/20 – Simonsen & Weel) muss ein Rahmenvertrag zwar eine Höchstmenge oder einen Höchstwert benennen, eine nachvollziehbare Schätzung genügt dem aber. Entscheidend war die nachträgliche Erklärung, der tatsächliche Abnehmerkreis könne weit über die veröffentlichte Schätzung hinausgehen – darin sah die Kammer einen Verstoß gegen das Transparenzgebot. Sie verpflichtete die Auftraggeberin, im laufenden Vertrag nur bis zu einer in Anlehnung an § 132 Abs. 3 GWB errechneten Obergrenze von 88 Chatbots (Schätzung plus 10 Prozent Toleranz) Leistungen abzurufen; für darüber hinausgehenden Bedarf ist neu auszuschreiben. Weitere Rügen (fehlende Haushaltsmittelsicherung, Missbrauch der Rahmenvereinbarung, Wissensvorsprung der Mitbewerberin) wies die Kammer zurück.

Folgen für die Praxis

Für Rahmenverträge über Software-, Cloud- oder KI-Leistungen folgt daraus: Die Höchstmenge oder der Höchstwert muss so genau wie möglich geschätzt und bekanntgemacht werden – eine offene Abrufmenge ist unzulässig. Zugleich bindet die veröffentlichte Schätzung die Vergabestelle: Wächst der absehbare Bedarf deutlich darüber hinaus, etwa weil sich bei dezentralen Verbundstrukturen der Kreis der Abrufberechtigten erweitert, drohen die Kappung des laufenden Abrufvolumens und eine Pflicht zur Neuausschreibung des überschießenden Bedarfs. Auftraggeber mit mehreren angeschlossenen Bedarfsträgern – kommunale Verbünde, Zweckverbände oder zentrale Beschaffungsstellen für Kliniken und Verwaltungen – sollten die Bedarfsschätzung für IT-Rahmenverträge realistisch, dokumentiert und mit Blick auf absehbares Wachstum des Abnehmerkreises ansetzen; gerade bei schwer prognostizierbaren Leistungen wie KI-Anwendungen empfiehlt sich ein großzügiger, aber begründeter Rahmen statt einer späteren Ausweitung. Relevant ist zudem der Umgang mit KI-gestützter Vergabeprüfung: Wer Sprachmodelle zur Durchsicht von Vergabeunterlagen einsetzt, trägt laut Kammer das Risiko unerkannter Fehler selbst – eine fachkundige Prüfung vor Ablauf der Angebotsfrist bleibt unverzichtbar.

Quellen

Diese Besprechung dient ausschließlich Informationszwecken und ist keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an eine qualifizierte Rechtsanwaltskanzlei. Alle Urteilsbesprechungen finden Sie unter Aktuelle Entwicklung im Vergaberecht.