Mobil ISC GmbH: Rahmenvertrag Notebooks 2024

Die Mobil ISC GmbH stellt den Rechenzentrumsbetrieb und zusätzliche IT-Services sowohl für gesetzliche Krankenkassen und deren Tochterunternehmen als auch für Arbeitsgemeinschaften innerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung bereit.
Darüber hinaus unterstützt und berät die Mobil ISC GmbH Kunden bei deren IT-Projekten, stellt Betriebsleistungen in der Projektphase zur Verfügung und entwickelt intelligente Softwareprodukte. Darüber hinaus fungiert die Mobil ISC GmbH als zentrale Clearing- bzw. Datenannahmestelle.
Zur weiteren Unterstützung des IT-Betriebes und zur Standardisierung der IT-Systemumgebung wurde ein Rahmenvertrages für Clientsysteme vorgesehen, mittels dessen Notebooks- und Zubehör-Komponenten bedarfsgerecht und zu vertraglich vereinbarten Konditionen über einen Vertragspartner beschafft werden können. Die Ausschreibung des Rahmenvertrages musste mittels eines EU-weiten Vergabeverfahrens nach der VgV erfolgen.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, den Auftraggeber bei Planung und Ausschreibung dieses Rahmenvertrags fachlich-technisch und administrativ zu unterstützen. Hierfür waren eine strukturierte Erhebung der technischen organisatorischen Beschaffungsanforderungen sowie ein EU-weites Vergabeverfahren nach der VgV mit der Verfahrensart „Offenes Verfahren“ erforderlich.
BAREMOS IT setzte im Rahmen dieses Vorhabens die folgenden Leistungen um:

Modul 1: Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung)

Im Rahmen von Projekt-Kickoff und technischen Workshops wurden Projektorganisation, Projektstruktur und Vorgehen festgelegt, Ausgangssituation und Projektmotivation beschrieben, die technische Ausgangssituation und die bestehenden technischen Rahmenbedingungen aufgenommen sowie die technischen Ziel- und Mindestanforderungen definiert. In einem vergabeorientierten Workshop folgten die Beratung zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen, die Beratung zur technischen Definition von Eignungskriterien und Kriterien der Angebotsbewertung, die Bestimmung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens, die Bedarfsermittlung mit einer ersten Kostenschätzung, Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung, die Erstellung einer Projektzeitplanung sowie die Abstimmung der Verantwortlichkeiten und Prozesse im Vergabeverfahren; die Ergebnisse wurden konsolidiert und dokumentiert.

Modul 2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)

BAREMOS IT beschrieb das technische Zieldesign der Client- und Zubehörkomponenten, fasste die Anforderungen an die Liefer-, Service- und Supportleistungen in einem Leistungsverzeichnis zusammen und übernahm die technische Zuarbeit für die Preisblätter mit der Definition und Beschreibung der Leistungspositionen und der technischen Mindestanforderungen.

Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)

In der Beschaffungsphase leistete BAREMOS IT die fachlich-technische Zuarbeit für die Bewertungssysteme — von der Beratung zur technischen Definition der Eignungskriterien und der Kriterien zur Wirtschaftlichkeitsprüfung über die Darstellung der Kriterienkataloge bis zu den Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien — und beriet zu den Vergabeunterlagen einschließlich technischer Zuarbeit zum Vertragsentwurf und Übernahme des Leistungsverzeichnisses; nach dem Prüflauf durch das Projektteam des Auftraggebers wurden die Vergabeunterlagen finalisiert. Das Offene Verfahren nach VgV wurde administrativ begleitet: von der Zuarbeit zur Aufforderung zum Wettbewerb (Bekanntmachung) und der Bereitstellung der Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform über die Zuarbeit bei Bieterfragen und die Begleitung der Angebotsöffnung bis zur fachlich-technischen und wirtschaftlichen Auswertung der Angebote — einschließlich Zuarbeiten zur formalen Prüfung und zur Eignungsprüfung — mit Ermittlung der Rangfolge zum wirtschaftlichsten Angebot. Die Ergebnisse der Angebotsprüfung wurden präsentiert und der Verlauf des Vergabeverfahrens bis zur Zuschlagsempfehlung des Projektteams in der Vergabeakte dokumentiert. Bei Beauftragung und Verfahrensabschluss unterstützte BAREMOS IT den Auftraggeber mit Zuarbeiten zu den Informationsschreiben an die Bieter gemäß § 134 GWB, technischer Zuarbeit zu den Vertragsunterlagen, der Prüfung des Zuschlagsschreibens aus fachlich-technischer Sicht sowie administrativer Zuarbeit zur Auftragsbekanntmachung (Bekanntmachung vergebener Aufträge) und zur Vergabestatistikmeldung.

Abschlussbetrachtung
Mit dem erfolgreich abgeschlossenen Vergabeverfahren steht der Mobil ISC GmbH für die nächsten Jahre ein Rahmenvertrag zur Verfügung, der ihr die Möglichkeit gibt, zu kalkulier- und planbaren Kosten die Notebooks in den Betriebsumgebungen bedarfsgerecht und zeitnah gemäß den jeweiligen Anforderungen zu erneuern und erweitern.
Die vertraglich vereinbarten Projektkonditionen und Nachlässe haben zu einem hervorragenden wirtschaftlichen Ergebnis geführt. Somit wurde das Projekt bei Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.