Mobil ISC GmbH: Rahmenvertrag SAP HANA Server
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Aufgrund des Auslaufens des bestehenden Rahmenvertrages für Serversysteme der SAP HANA-Umgebungen und Dienstleistungen zu deren Lieferung und Bereitstellung einschließlich Support und Wartung wurde die Neuausschreibung eines Rahmenvertrages erforderlich. Die die Beschaffung produktneutral erfolgen sollte, war eine umfangreiche Planung und Vorbereitung des Vergabeverfahrens erforderlich.
Projektbeschreibung
Die Mobil ISC GmbH baut auf skalierbare, dynamische und bewährte SAP-Infrastrukturen, u.a. auch auf Basis von Fujitsu FlexFrame und VMware-Virtualisierungsumgebungen. Als Datenbankbasis werden sowohl Oracle als auch SAP HANA eingesetzt. Diese Infrastrukturen werden in mehreren Rechenzentren entsprechend den Verfügbarkeitsanforderungen zu großen Teilen redundant betrieben.
In den bestehenden SAP HANA-Landschaften kommen zahlreiche Server mit 2, 4 und 8 Prozessoren zum Einsatz. Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades der Prozesse zur Bereitstellung der Systeme sowie deren Überwachung und Verwaltung sind diese Landschaften weitgehend homogenisiert und werden mit Hilfe von leistungsfähigen Management- und Monitoring-Systemen betrieben.
Für die künftige Beschaffung neuer Serversysteme zur Deckung steigender Kundenbedarfe sowie zum Ersatz bestehender Serversysteme in den SAP HANA-Landschaften der Mobil ISC GmbH wurde die produktneutrale Ausschreibung eines neuen Rahmenvertrages notwendig.
Nach der Festlegung der Projektparameter sowie der ersten Definition der grundsätzlichen Leistungsklassen und -parameter der zu beschaffenden Serversysteme wurde eine Markterkundung mit relevanten Herstellern SAP-zertifizierter Serversysteme durchgeführt, u.a. Cisco Systems. Hewlett Packard Enterprise (HPE), Lenovo, Dell und Fsas Technologies.
Inhalte der Markterkundung waren die Vorstellung aktueller 2, 4 und 8 Prozessor Systeme, die in der höchsten Ausbaustufe für den Produktivbetrieb mit SAP Scale-Up BW-on-HANA mit 12 TB Arbeitsspeicher von SAP zertifiziert sein mussten, die Erkundung technologischer Trends, die Roadmaps der Hersteller für künftige technische Innovationen hinsichtlich neuer Architekturen und Servermodelle, die Einholung indikativer Preise sowie die Ermittlung der Lebenszykluskosten (u.a. Stromverbrauch, Klimatisierung) bei einer Laufzeit von 5 Jahren.
Die Ergebnisse der Markterkundung fanden in der Formulierung der Mindestanforderungen und Optionen für die Servermodelle (Leistungsbeschreibung und Bewertungssystem) sowie in der Kostenschätzung ihren Niederschlag.
Das anschließende Vergabeverfahren wurde als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Im Rahmen der Verhandlungen wurden erhebliche Optimierungen der Angebote erreicht, so dass der Zuschlag deutlich unterhalb der Kostenschätzung erfolgen konnte.
In diesem Projekt wendete BAREMOS IT in Abstimmung mit dem Auftraggeber die standardisierte Vorgehensweise auf Basis strukturierter Leistungsmodule an.
In der Entwurfsplanung wurden nach dem Projekt-Kickoff die technische Ausgangssituation mit den relevanten IT-Systemen, dem Betriebskonzept und den Schnittstellen erhoben, der Bedarf ermittelt, die technischen Ziel- und Mindestanforderungen definiert, Lösungsansätze als Grobdesign der technischen Zielkonfiguration erarbeitet und die Markterkundung mit potenziellen Herstellern durchgeführt. Ergänzend beriet BAREMOS IT zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen und zur technischen Definition erster Eignungskriterien, stimmte Vertragsgrundlagen, Angebotsbewertung, Verantwortlichkeiten und Prozesse mit dem Auftraggeber ab und übergab die Entwurfsplanung mit Kostenschätzung und Projektzeitplanung zur Freigabe. In der Ausführungsplanung entstand die technische Leistungsbeschreibung mit der Beschreibung der technischen Ausgangssituation, des Zieldesigns, der Anforderungen an die Projektstruktur sowie der Dienstleistungsanforderungen einschließlich der technischen Mindestanforderungen und Abnahmekriterien.
Zur Beschaffung leistete BAREMOS IT fachlich-technische Zuarbeit für die Bewertungssysteme und Kriterienkataloge einschließlich der Bieter-Vorlagen, erarbeitete die Preisblätter und trug mit Beratung und technischer Zuarbeit zu den Vergabeunterlagen und zum Vertragsentwurf bei; die Prüfung und Freigabe der Unterlagen erfolgte durch das Projektteam des Auftraggebers. Den Teilnahmewettbewerb und das anschließende Verhandlungsverfahren begleitete BAREMOS IT administrativ, unterstützte durch Zuarbeit bei Bewerber- und Bieterfragen, übernahm die fachlich-technische und wirtschaftliche Auswertung der Teilnahmeanträge sowie der Erst- und optimierten Angebote gemäß Bewertungssystem einschließlich Preisspiegeln und dokumentierte und präsentierte die Ergebnisse der Angebotsprüfung. Die Verhandlungen mit den Bietern wurden administrativ vorbereitet, fachlich-technisch begleitet und protokolliert. Nach der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß definiertem Zuschlagskriterium leistete BAREMOS IT technische Zuarbeit für die Informationsschreiben an die Bieter, die Vertragsunterlagen, die Bekanntmachung vergebener Aufträge und die Vergabestatistikmeldung; das Verfahren wurde fortlaufend in der Vergabeakte gemäß den Vorgaben der VgV dokumentiert.
Abschlussbetrachtung
Im Vergabeverfahren konnte aufgrund des Wettbewerbs der Bieter ein wirtschaftliches Ergebnis erzielt werden. Die Mobil ISC GmbH kann in den kommenden Jahren den Ausbau der bestehenden SAP HANA-Strukturen sowie den Austausch vorhandener Systeme durch aktuelle und leistungsfähige Serversysteme zusammen mit einem qualifizierten Auftragnehmer umsetzen.
Die Form des Rahmenvertrages ermöglicht die kurzfristige Reaktion auf sich ändernde Anforderungen sowie maximale Flexibilität hinsichtlich der einzusetzenden Servermodelle und der benötigten Leistungen des Auftragnehmers.
Die Mobil ISC GmbH ist somit sowohl hinsichtlich der absehbaren Herausforderungen als auch unerwarteten Entwicklungen gegenüber hervorragend aufgestellt.