St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof – KHZG2025 Digitale Transformation (DT)

Das Bundesministerium für Gesundheit hat am 18.09.2020 das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) verabschiedet, das am 28.10.2020 zusammen mit Krankenhausstrukturfonds (KHSF) in Kraft getreten ist.
In der Krankenhausstrukturfonds-Verordnung werden die förderfähigen Maßnahmen definiert (§ 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 11 KHSFV). Sie bilden, zusammen mit den weiteren Voraussetzungen, z. B. hinsichtlich der Interoperabilität oder der Datensicherheit, die ebenfalls ihre gesetzliche Grundlage in der Krankenhausstrukturfonds-Verordnung finden, die Rahmenbedingungen für Vorhaben, die grundsätzlich förderfähig sind.
Die Vorhaben haben sich dazu in eine Struktur definierter Fördertatbestände einzufügen, die jeweils bestimmte Kriterien zur Zielerreichung enthalten und deren Erfüllung die Voraussetzung für die Bewilligung der Fördergelder ist.

BAREMOS IT erhielt den Auftrag, den Auftraggeber bei der Planung und Umsetzung von förderungsfähigen Vorhaben im St. Joseph Krankenhaus Berlin zu unterstützen.
Hierzu war es im Rahmen der Beantragung der Fördermittel zunächst notwendig, entsprechende Vorhaben des Krankenhauses auf ihre Förderfähigkeit zu prüfen und Planungen vorzunehmen, auf deren Basis die Beantragung der jeweiligen Fördermittel erfolgen sollte. Die Herausforderungen lagen hierbei neben den engen Fristen zur Beantragung in der Erfüllung der formalen Anforderungen an die Antragsunterlagen. Daher war über die fachlichen und finanziellen Planungen hinaus auch eine Struktur der Antragsunterlagen einschließlich der geforderten Inhalte zu entwickeln, mittels derer die erforderliche Transparenz bzgl. der Ziele der einzelnen Vorhaben und der damit verbundenen Erfüllung der Förderkriterien zu gewährleisten war.

BAREMOS IT erbrachte dazu folgende Dienstleistungen:

Modul Vorplanung und Fördermittelbeantragung

• Initialisierung des Projektes
  • Prüfung und Abstimmung von Formularen und Dokumenten 
  • Festlegungen zum Dokumentenaustausch 
  • Abstimmung der Kommunikationswege 
  • Definition und Dokumentation der Prozess-Schritte 
  • Verabschiedung einer gemeinsamen Vorlagen- und Projektstruktur
• Erschließung und Aufbereitung der gesetzlichen Grundlagen sowie der Anforderungen an förderungsfähige Vorhaben und an die Beantragung 
• Katalogisierung und Priorisierung der Vorhaben 
  • Erstellung einer Gesamtübersicht der Vorhaben 
  • Qualifizierung der fachlichen und technischen Inhalte 
  • Überprüfung der einzelnen Vorhaben auf Förderfähigkeit 
  • Einordnung der Vorhaben in die Digitalisierungsstrategie 
  • Zuordnung der Vorhaben zu den Fördertatbeständen
• Unterstützung bei der Planung der Vorhaben 
  • Feststellung der Status der Vorhaben 
  • Ermittlung der Kosten der einzelnen Vorhaben 
  • Strukturierung der Vorhaben in Projekte und Teilprojekte 
  • Entwurf einer Zeitplanung je Teilprojekt 
  • Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für einzelne förderungsfähige Vorhaben 
• Erstellung einer Gesamtprojektplanung für das St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof
  • Erarbeitung einer Gesamtkostenstruktur über alle Vorhaben 
  • Entwicklung eines Projektablaufplanes für alle Vorhaben über den gesamten Förderzeitraum 
  • Übergabe zur Genehmigung durch die Geschäftsführung 
• Entwicklung einer Dokumentenstruktur für die Förderanträge 
• Beschreibung der zu beantragenden Vorhaben gemäß der erstellten Projektstruktur 
• Erstellung der Förderanträge einschließlich der Erstellung erforderlicher Nachweise und Erbringung von Prüfungen für das St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof 
• Übergabe an die Geschäftsführung zur Beantragung der Vorhaben

Modul Management des Gesamtprojektes

• Strukturierung der Vorhaben
  • Gliederung in Teilprojekte und Vergabeeinheiten
  • Detaillierung der Kostenschätzungen gemäß der Teilprojektstrukturen
  • Erstellung von Zeitplanungen für die Vergabeverfahren und die Umsetzung der beauftragten Leistungen
  • Durchführung von Risikoanalysen
  • Erarbeitung von Vorgaben für die zu schaffenden Projektstrukturen beim Auftraggeber
  • Entwicklung von Prozessen und Werkzeugen für Berichtswesen, Kosten-Controlling und Steuerung für das Gesamtprojekt
• Projektmanagement/Multiprojektmanagement/Programmmanagement
  • Vorbereitung, Moderation und Protokollierung der Regelmeetings
  • Erstellung monatlicher Projektstatusberichte und Leistungsnachweise
  • Steuerung und Überwachung der Status der Teilprojekte und Vergabeeinheiten, Durchführung von Änderungsverfahren
  • Aufmaßprüfungen, Rechnungsprüfungen, Zahlungsfreigaben für Teil- und Schlussrechnungen
  • Kosten-Controlling, Mittelabflussplanung
  • Erstellung von Berichten an die Fördermittelgeber
  • Erstellung von Nachweisen des IT-Dienstleisters gemäß § 25 Abs. 1 Nr. 2 KHSFV

Modul Planung – je Teilprojekt / Vergabeeinheit

• Ausführungsplanung für die Teilprojekte und Vergabeeinheiten
  • Erhebung der Anforderungen an die zu beschaffende Lösung
    • Durchführung von Markterkundungen
    • Analyse und Konsolidierung der Anforderungen mit dem Auftraggeber
    • Definition der Mindestanforderungen und Optionen
  • Beschreibung der technischen Ausgangssituation
    • allgemeiner Überblick
    • bestehende technische Rahmenbedingungen
    • relevante IT-Systeme, Schnittstellen und IT-Strukturen
    • spezifische Verfahren bzgl. Management und Betrieb der IT-Infrastruktur
  • Beschreibung des technischen Zieldesigns
    • Überblick zum Zieldesign
    • funktionale Vorgaben für die zu beschaffenden IT-Systeme und -Komponenten
    • technische Mindestanforderungen
  • Beschreibung der Anforderungen an die Projektstruktur
    • Projektorganisation, Kommunikation und Berichtswesen
    • Anforderungen an die zu besetzenden Projektrollen
    • Zeitplan, Definition von Projektphasen und Meilensteinen
    • Durchführung von Tests und Erbringung von Nachweisen
  • Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
    • Basisimplementierung der zu liefernden IT-Systeme und -Komponenten, ggf. Migrations- und Integrationsanforderungen
    • Anforderungen hinsichtlich Schulung und Einweisung
    • Nachweise der Funktionalitäten, Definition der Abnahmekriterien
    • Anforderungen an die Dokumentation
    • Anforderungen an Wartung und Support auf Basis von SLAs

Modul Beschaffung – je Teilprojekt / Vergabeeinheit

• Vorbereitung der Vergabe
  • o    Erstellung des Vermerks zur Vorbereitung der Vergabe
    • ggf. einschließlich Begründungen für Abweichungen vom Grundsatz der Produktneutralität bzw. für die Wahl der Verfahrensart
    • Übergabe zur Prüfung und Freigabe durch den Auftraggeber
  • Festlegung der Struktur der Vergabeunterlagen
  • Erstellung der Bewertungssysteme für Eignung und Leistung
    • Definition von Ausschluss- und Bewertungskriterien
    • Beschreibung der Kriterien in Kriterienkatalogen
    • Erstellung der Vorlagen für die Bieter zum Ausfüllen der Kataloge
  • Erstellung der Preisblätter
    • Definition der Preispositionen und der technischen Mindestanforderungen
    • Definition von Bedarfspositionen
    • Definition des Wertungspreises
  • Erstellung der Vertragsgrundlagen
    • Nutzung von EVB-IT Standardvertragsvorlagen
    • Einarbeitung der Vertragsbedingungen in die Verträge
    • ggf. Erstellung einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einschließlich Vorlagen zur Einreichung der notwendigen Bieterangaben
  • Erstellung weiterer Vergabeunterlagen
    • Aufforderung zur Angebotsabgabe
    • Formulare für Angaben der Bieter zur Selbstauskunft
    • Formulare für erforderliche Bietererklärungen
    • Angebotsdeckblatt
    • Übernahme der Leistungsbeschreibung (aus Modul Planung)
  • Konsolidierung der Vergabeunterlagen
    • Konsolidierung von Vertrag, Leistungsbeschreibung und Preisblättern
    • Übergabe zur Prüfung und Freigabe durch den Auftraggeber
• Durchführung des Vergabeverfahrens in der Funktion der Vergabestelle
  • Erstellung der Bekanntmachung des Vergabeverfahrens
  • Bereitstellung der Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform
  • Veröffentlichung der Ausschreibung
  • Beantwortung von Bieterfragen in Abstimmung mit dem Auftraggeber
  • Erstellung von ggf. notwendigen Korrekturen / Nachträgen zu den Vergabeunterlagen
  • Durchführung der Angebotsbewertung
    • Durchführung der Submission / Angebotsöffnung
    • Durchführung der Formalen Prüfung
    • Durchführung der Eignungsprüfung
    • Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
    • Erstellung eines Preisspiegels
    • technische Prüfung der Bieterangebote
    • Durchführung der technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem
    • elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
    •  Dokumentation und Präsentation der Ergebnisse der Angebotsprüfung im Projektteam des Auftraggebers
  • Durchführung von Bieterverhandlungen
    • Vorbereitung der Verhandlungen
    • Moderation der Verhandlungen
    • Protokollierung der Verhandlungen
    • Anpassung der Vergabeunterlagen nach den Verhandlungen
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
    • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß definiertem Zuschlagskriterium
    • Dokumentation einer Zuschlagsempfehlung des Projektteams
  • Erstellung und der Informationsschreiben für die Bieter
  • Erstellung der Vertragsunterlagen und Übergabe an den Auftraggeber
  • Erstellung und Versand der Auftragsbekanntmachung (Bekanntmachung vergebener Aufträge)
  • Erstellung und Versand der Vergabestatistikmeldung
  • Dokumentation des Verlaufs des Vergabeverfahrens bis zur Zuschlagsempfehlung des Projektteams in einer Vergabeakte

Modul Überwachung der Umsetzung und Abnahmen – je Teilprojekt / Vergabeeinheit

• Überwachung der Umsetzung der beauftragten Leistungen
• Erstellung von Prüfprotokollen
• Aufmaßprüfungen, Rechnungsprüfungen und Zahlungsfreigaben für Teil- und Schlussrechnungen
• Durchführung des Teilprojektabschlusses

Gesamtprojektabschluss

• Konsolidierung der Kostenübersichten
• Abgleich von Rechnungen und Belegen
• Bereitstellung einer strukturierten Dokumentation des Gesamtprojektes
• Erstellung von Abschlussberichten für die Fördermittelgeber
• Erstellung von Nachweisen des IT-Dienstleisters gemäß § 25 Abs. 1 Nr. 2 KHSFV
• Erstellung des Projektabschlussberichtes für den Auftraggeber

Teilprojekte und Vergabeeinheiten
Die beschriebenen Leistungen wurden für die folgenden Teilprojekte und Vergabeeinheiten erbracht:

Name	Verfahrensart	Beschaffungsinhalt
DT.FTB2.TP1 Digitales Patientenportal	Verhandlungsvergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb	Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB2.TP1.VE2 Consent Pro	Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb	Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB2.TP2 Patientenportal PACS	Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb	Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB2.TP3 Überwachung externer Zugriffe	Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb	Hard- und Software, Supportleistungen
DT.FTB3.TP1 Digitales und mobiles PDMS	Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb	Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB3.TP1.VE2 Erweiterung Frauenklinik	Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb	Hard- und Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB3.TP1.VE3 iris-KIS-Ausfallsystem	Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb	Hard- und Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB3.TP2 PDMS Akutmedizin	Öffentliche Ausschreibung	Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB3.TP2.VE2 Zubehör für Ertüchtigung	Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb	Hardware, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB3.TP3 Akten-Digitalisierung und -Archivierung	Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb	Hard- und Software, Integrations- und Supportleistungen, Leistungen zur Digitalisierung und Archivierung von Akten
DT.FTB3.TP4 Modernisierung und Erweiterung PACS	Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb	Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB3.TP6 Next Generation Firewall	Offenes Verfahren	Hard- und Software, Supportleistungen
DT.FTB3.TP8 Berechtigungs-management	Öffentliche Ausschreibung	Software und Support-leistungen
DT.FTB3.TP9 Beschaffung iPads	Offenes Verfahren	Rahmenvertrag für Hardware und Zubehör
DT.FTB3.TP10 Netzwerk Monitoring- und Logmanagement	Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb	Hard- und Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB3.TP11 Erweiterung FAST LTA	Offenes Verfahren	Hardware, Integrations- und Supportleistungen
DT. FTB3.TP13 Cisco ISE	Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb	Software und Support-leistungen
DT.FTB5.TP1 Übergreifendes Medi-kationsmanagement	Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb	Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB5.TP2 Medikationsmanage-ment Chemotherapie	Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb	Hard- und Software, Integrations- und Supportleistungen
DT.FTB5.TP2.VE2 Monitore für die Lieferapotheke	Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb	Hardware
DT.FTB5.TP3.VE3 KVM-Extender für Monitore der Lieferapotheke	Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb	Hardware
DT.FTB5.TP3 Schulungs- und Wissensmanage-mentplattform	Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb	Software, Integrations- und Supportleistungen

Zum Ende des Jahres 2024 konnten sämtliche Beschaffungen beauftragt werden, wie vom Gesetzgeber im KHZG gefordert. In einigen der genannten Teilprojekte und Vergabeeinheiten erfolgt die Umsetzung der beauftragten Leistungen erst im Verlauf des Jahres 2025.
BAREMOS IT hat bis zum Ende des Gesamtprojektes die Leistungen zum Projektmanagement weitergeführt und alle Projekte erfolgreich abgeschlossen.