St. Joseph Krankenhaus: Erneuerung der IT-Infrastruktur ITIS2019

Das St. Joseph Krankenhaus ist eine Einrichtung der Kongregation der Schwestern von der heiligen Elisabeth, einer Ordensgemeinschaft der Katholischen Kirche. Seit 2014 ist die St. Joseph Krankenhaus Berlin-Tempelhof GmbH eine gemeinnützige Gesellschaft des neu gegründeten, bundesweit tätigen Elisabeth Vinzenz Verbundes. Hierzu gehört seit dem 1. November 2015 auch das Franziskus-Krankenhaus Berlin. Die EDV-Abteilung ist als verwaltungsinterner Dienstleister und Infrastrukturbetreiber des St. Joseph Krankenhauses für den gesamten IT-Betrieb verantwortlich. Die EDV-Abteilung betreut alle im Datennetz eingesetzten PC-Arbeitsplätze, die gesamte Serverlandschaft, das Datennetzwerk sowie die Standardsoftware für ca. 900 PCs und mehr ca. 1600 Mitarbeiter und garantiert somit einen effektiven und qualitativ hochwertigen Krankenhausbetrieb.

Projektbeschreibung
Die zentralen IT-Systeme des St. Joseph Krankenhauses hatten ihre Leistungs- und Kapazitätsanforderungen überschritten. Trotz zwischenzeitlicher Erweiterungen und auch im Zusammenhang mit der geplanten Einbeziehung des Franziskus-Krankenhauses in die EDV wurde es notwendig, die bestehenden zentralen IT-Strukturen grundsätzlich zu erneuern und für die Anforderungen der nächsten Jahre neu auszurichten.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, die Gesamtplanung und -Steuerung des Projektes zu übernehmen, wozu neben der technischen Konzeption auch die Planung, Vorbereitung und Durchführung der Beschaffungen in fachlich-technischer und administrativer Hinsicht sowie die Überwachung und Steuerung des Projektes zur Umsetzung gehörten. Beschaffungsgegenstand des Gesamtprojektes waren u.a.: Serversysteme, FC SAN Switche, zentrale Speichersysteme, Systeme für Datensicherung (B2D und B2T), Systeme zur unabhängigen Stromversorgung (USV), Load Balancer, Dienstleistungen zur Bereitstellung in zwei Rechenzentren, zur Migration der bestehenden Server- und Datenstrukturen, zur Bereitstellung einer Umgebung zur Clientvirtualisierung (VDI) sowie zur Einrichtung von Datensicherungsverfahren für die gesamte Umgebung.

Logisches Zieldesign ITIS2019 mit gespiegelten Speichersystemen und Datensicherung über drei Rechenzentren

BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den darin definierten Projektphasen vor:

Grundlagenermittlung und Vorplanung

Zunächst nahm BAREMOS IT die physischen Strukturen in den zentralen Rechenzentren (Speichersysteme, FC-SAN-Switche, Blade- und Rack-Server, Backup-to-Tape Libraries der Hersteller HPE und Hitachi Vantara) sowie die logische Struktur des Netzwerkes (Microsoft Windows Server, Microsoft Active Directory, SQL Server, VMware vSphere, VMware vCenter, MS Exchange Server, Oracle KIS-Server, PACS-Systeme) auf. Darauf aufbauend wurden die technischen Zielanforderungen definiert, die bestehenden technischen Rahmenbedingungen betrachtet und ein Lösungsansatz mit dem Grobdesign der technischen Zielkonfiguration entwickelt — einschließlich neuer Server-Systeme, neuer gespiegelter Speichersysteme, eines neuen Verfahrens zum 3-stufigen Backup (to-Disk und to-Tape) sowie der LAN- und SAN-Infrastruktur. Ergänzend beriet BAREMOS IT zu den praktischen und wirtschaftlichen Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Verfahrensgestaltungen einschließlich Fristen und Laufzeiten, zur Struktur der Vergabeunterlagen und zur technischen Definition von Eignungs-, Leistungs- und Bewertungskriterien, leistete fachlich-technische Zuarbeit für das Grobdesign der Bewertungssysteme sowie technische Zuarbeit zur Abstimmung der Vertragsgrundlagen und erarbeitete Bedarfsermittlung und Beschaffungsanforderung, Kosten- und Ressourcenschätzung, die Projektzeitplanung zur Vergabe und Umsetzung sowie Strukturvorgaben der Leistungsbeschreibung.

Ausführungsplanung

In der Ausführungsplanung entstanden die Beschreibungen der bestehenden relevanten Ausgangssituation, des technischen Zieldesigns, der Rahmenbedingungen sowie der Projekt-, Liefer- und Dienstleistungsanforderungen einschließlich der Definition technischer Abnahmekriterien und der Anforderungen an die Qualität der Dienstleistungen des künftigen Auftragnehmers sowie an Projektstruktur und -organisation. BAREMOS IT erstellte die Leistungsbeschreibung und die Preisblätter nach den Anforderungen herstellerneutral, produktneutral, transparent und diskriminierungsfrei, kategorisierte und katalogisierte die Produkte und Dienstleistungen und leistete fachlich-technische Zuarbeit für Bewertungskataloge für Eignung und Leistung nach UfAB 2018.

Vorbereitung der Vergabe

Bei der Vorbereitung der Vergabe leistete BAREMOS IT fachlich-technische Zuarbeit für das Bewertungssystem — von der Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien über deren Beschreibung und die Darstellung der Bewertungskataloge für die Vergabeunterlagen bis zu den Formblättern für Bieterangaben —, die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgte durch das Projektteam. Hinzu kamen die Beratung zu den weiteren Vergabeunterlagen einschließlich der Aufforderung zur Angebotsabgabe und der Angebot-Vorblätter, technische Zuarbeit für einen Vertragsentwurf auf Basis eines EVB-IT Systemvertrages (Werkvertrag) mit Pauschalfestpreis sowie die Dokumentation in der Vergabeakte.

Mitwirkung bei der Vergabe

Das EU-weite Verfahren mit Teilnahmewettbewerb — einschließlich der Bildung einer Rangfolge zur Ermittlung des Bieterkreises — und anschließendem Verhandlungsverfahren wurde von BAREMOS IT administrativ begleitet und fortlaufend nach EU-Standard in der Vergabeakte protokolliert, von Bekanntmachung und Aufforderung über die Zuarbeit bei Bieterfragen bis zur Angebotsöffnung. Die Angebote wurden fachlich-technisch und wirtschaftlich geprüft und bewertet — von der Prüfung der Angemessenheit der Preise bis zur technischen Leistungsbewertung —, ergänzt um Angebotsaufklärung und Konsolidierung. Bieterverhandlungen wurden administrativ vorbereitet, fachlich-technisch begleitet, protokolliert und nachbereitet, einschließlich Zuarbeit bei Anpassungen der Vergabeunterlagen; nach Aufforderung zur Abgabe optimierter Angebote wurden diese geöffnet, geprüft und bewertet und das wirtschaftlichste Angebot laut Bewertungsmatrix ermittelt. BAREMOS IT leistete technische Zuarbeit für die Zuschlagsempfehlung mit Dokumentation in der Vergabeakte, unterstützte administrativ bei der Bieterinformation bzgl. nichtberücksichtigter Angebote und bereitete die Vertragsunterzeichnung vor und unterstützte sie.

Überwachung der Projektumsetzung (je Teilprojekt / Vergabeeinheit)

Durchführung Projekt Kickoff / Initialisierung Auftragnehmer
Überwachung der Projektphase I - Feinkonzept / Migrationsplanung
Prüfung Feinkonzept / Migrationsplanung und Freigabe
Überwachung der Projektphase II - Technische Implementierung
Testlauf und Freigabe
Überwachung der Projektphase III - Pilotbetrieb und Schulung, Prüfung und Freigabe
Überwachung der Projektphase IV - Inbetriebnahme / Migration, Prüfung und Freigabe

Abschlussbetrachtung
Das Ausschreibungsverfahren wurde herstellerneutral umgesetzt und konnte planmäßig unterhalb der Kostenschätzung zugeschlagen werden. Die Projektumsetzung erfolgte innerhalb der Planparameter für Kosten, Zeit und Qualität und wurde ohne Mängel abgeschlossen. Hierbei bewährte sich insbesondere die Gesamtverantwortung des Fachplaners für das Projekt, von der Vorplanung über die fachlich-technische und administrative Begleitung des Vergabeverfahrens bis zur Überwachung der Ausführung durch den zugeschlagenen Auftragnehmer. Dem St. Joseph Krankenhaus steht für die nächsten Jahre eine höchstverfügbare, performante und skalierbare FC-Speicher- und Serverinfrastruktur zur Verfügung, die effizient und weitestgehend automatisiert betrieben werden kann.