Markterkundung nach § 28 VgV: rechtssicher in die IT-Vergabe starten

Kaum eine IT-Ausschreibung scheitert an fehlendem Fachwissen der Bieter — viele aber an einer Leistungsbeschreibung, die am Markt vorbeigeht: Anforderungen, die kein Anbieter erfüllen kann, Losgrößen, die niemand bedienen will, oder Preisannahmen, die mit der Realität nichts zu tun haben. Genau dafür gibt es die Markterkundung nach § 28 VgV: Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens darf der Auftraggeber den Markt erkunden, um sich über Leistungen, Lösungen und Konditionen zu informieren und die Vergabe vorzubereiten.

Was erlaubt ist

Zulässig ist praktisch alles, was der Informationsgewinnung dient: Auswertung von Studien und Preislisten, Teilnahme an Messen, strukturierte Anbietergespräche, schriftliche Markterkundungen mit Fragenkatalog oder die Veröffentlichung einer Vorinformation. Ausdrücklich unzulässig ist dagegen (§ 28 Abs. 2 VgV), ein Vergabeverfahren nur zur Markterkundung zu missbrauchen — also eine Scheinausschreibung ohne Beschaffungsabsicht, die Bieter Aufwand kostet.

Die eigentliche Kunst: Neutralität wahren

Die Risiken liegen weniger im „Ob“ als im „Wie“. Wer mit einzelnen Anbietern spricht, muss zwei Klippen umschiffen:

• Vorfestlegung: Fließen Formulierungen eines Anbieters ungefiltert in die Leistungsbeschreibung ein, entsteht schnell eine produktspezifische Ausschreibung — angreifbar wegen Verstoßes gegen die produktneutrale Beschreibungspflicht (§ 31 VgV).
• Wettbewerbsvorsprung: Ein Anbieter, der an der Vorbereitung mitgewirkt hat, darf dadurch keinen Vorteil im späteren Verfahren haben (§ 7 VgV, vorbefasste Unternehmen). Der Auftraggeber muss ausgleichende Maßnahmen treffen — etwa alle Informationen aus der Markterkundung allen Bietern zugänglich machen und Fristen entsprechend bemessen. Im Extremfall droht dem vorbefassten Unternehmen der Ausschluss.

Bewährt hat sich deshalb ein strukturiertes Vorgehen: gleiche Fragen an mehrere Anbieter, keine Zusagen, keine Entwürfe der Vergabeunterlagen an Einzelne, und eine konsequente Trennung zwischen Erkundungsphase und Verfahrensvorbereitung.

Dokumentation entscheidet

Die Markterkundung gehört in die Vergabeakte: Wer wurde wann wozu befragt, welche Erkenntnisse flossen in Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien oder die Auftragswertschätzung ein? Diese Dokumentation ist doppelt wertvoll — sie macht das Verfahren nachprüfungsfest und liefert zugleich die Begründung für zentrale Weichenstellungen wie Losbildung oder Verfahrensart. Gerade nach dem Vergabebeschleunigungsgesetz, das Begründungslasten an einigen Stellen verschiebt, bleibt die dokumentierte Marktkenntnis das beste Fundament.

Fazit

Eine gute Markterkundung kostet zwei bis sechs Wochen — und spart sie mehrfach wieder ein: weniger Bieterfragen, weniger Rügen, realistischere Angebote. BAREMOS IT führt Markterkundungen für IT-Beschaffungen strukturiert durch: von Fragenkatalog und Anbieteransprache über die neutrale Auswertung bis zur produktneutralen Leistungsbeschreibung als belastbarem Fundament der Ausschreibung.